Introduction

Le meilleur conseil que l’on puisse donner à un architecte qui gère un projet est « de tout consigner par écrit ».

Cet énoncé est valable tant :

• pour les documents officiels servant à l’administration d’un contrat de construction,
• que pour toute autre forme de communication entre l’architecte et le client, les consultants, les représentants des fabricants, les autorités compétentes, les soumissionnaires, les entrepreneurs généraux et les firmes d’inspection et d’essais.

L’architecte doit conserver des dossiers fidèles et complets de toutes ses communications avec toute personne avec laquelle il discute de quelque aspect du projet et les classer de manière à pouvoir les retrouver facilement. Un système de classement est suggéré à l’Annexe B – Système de classement d’un projet du chapitre 3.5 – Administration du bureau. Ce modèle peut être adapté aux besoins particuliers de chacun.

Moyens de communication

Contractuels :

• publication d’appel de présélection, s’il y a lieu;
• soumissions de présélection, s’il y a lieu;
• publication d’avis d’appel d’offres :
  • CCDC 11, Déclaration de qualification d’un entrepreneur, s’il y a lieu;
• publication du report de la date de clôture des soumissions, s’il y a lieu;
• addenda;
• appels d’offres;
• contrat de construction, y compris les amendements et les conditions supplémentaires;
• instructions supplémentaires;
• avenants de modification;
• directives de modification;
• certificats de paiement;
• substitutions et communications relatives aux substitutions;
• contrat client-architecte et tous les contrats avec les ingénieurs et autres conseils, y compris les modifications à la portée et les mises à jour.

Autres documents imprimés :

• lettres;
• notes de service;
• procès-verbaux de réunions :
  • réunions en personne;
  • conférences téléphoniques ou vidéoconférences;
  • dans tous les cas, les procès-verbaux sont rédigés et transmis, préférablement dans les 48 heures de la réunion, à toutes les personnes présentes et aux autres parties intéressées;
  • recommandations de l’architecte et confirmation de la décision du client.

Souvent rédigés à la main :

• bordereau de transmission pour des documents ou pour des télécopies;
• notes de service;
• instruction de chantier;
• agenda de bureau;
• notes de conversations téléphoniques.

Documents électroniques :

• courriels;
• télécopies :
  • la transmission de documents par télécopieur est devenue obsolète; toutefois, on continue de l’utiliser, surtout pour des raisons de sécurité.

Communications orales :

• téléconférences, vidéoconférences et applications d’équipes sur le Web;
• communications en personne;
• conversations téléphoniques.

Tenue des dossiers

Tout consigner par écrit, dater, et classer selon un système ordonné, permettant un accès rapide.

Dans certaines circonstances, l’heure de l’émission ou de la réception d’un document peut également revêtir une grande importance, par exemple : l’heure de l’émission du dernier addenda, juste avant la clôture des soumissions; l’heure de la réception des soumissions au bureau de l’architecte.

La plupart des télécopies et des courriels portent l’heure de leur transmission; cependant, il y a lieu d’indiquer l’heure de transmission ou de remise au destinataire des documents accompagnés d’un bon de transmission manuscrit. Par ailleurs, il est parfois souhaitable de demander un accusé de réception lors de la transmission de documents importants.

Il faut préparer le plus rapidement possible et classer des résumés écrits et concis de tout message laissé dans une boîte vocale, et de toute conversation. Certaines circonstances peuvent justifier l’envoi de ces confirmations ou résumés écrits à d’autres parties concernées, particulièrement s’ils portent sur des directives du client qui sont contraires aux recommandations d’un architecte, ou sur des modifications à la portée des travaux.

Pour faciliter la recherche, utiliser le même système de classement pour les documents imprimés et électroniques. De manière générale, il faut classer tous les courriels envoyés et reçus, à l’exception peut-être, d’une série d’échanges ayant mené à une conclusion, à des instructions ou à une confirmation. Dans ces cas seulement, il serait logique de conserver uniquement la demande finale et la décision finale; en cas de doute sur l’importance éventuelle d’un courriel au cours du processus, il est préférable de le conserver.

Les documents électroniques sont plus exposés aux pertes et aux destructions que les documents imprimés. En conséquence, il est essentiel de faire régulièrement des copies de sécurité, idéalement lors de la création ou de la réception de tout document. Il est recommandé de faire des doubles des copies de sécurité et de les conserver à l’extérieur du bureau.