La méthode présentée dans cette annexe fournit une approche pour établir une méthodologie de gestion de la qualité dans la firme d’architecture. Elle présente quatre principes, quatre caractéristiques, des outils et huit habitudes, adaptés du guide de Brian Palmquist, An Architect’s Guide to Construction - Second Edition : Enduring Ways in the Age of Immediacy.

Quatre principes : La gestion de la qualité, que ce soit à l’étape de la conception ou de la construction (ou pour quelque entreprise) repose sur quatre principes simples :

1. CONSIGNER le cheminement – À chaque projet doit correspondre un plan de travail spécifique qui décrit tous les processus et procédures (y compris les instructions et les formulaires ou modèles connexes). Chaque plan de travail spécifique à un projet doit provenir de documents directeurs que la firme maintient et fait évoluer.
2. RÉSOUDRE les problèmes – Aussi complet que soit le plan de travail, des problèmes inattendus peuvent survenir. Il faut les gérer pour les résoudre de manière standard et logique.
3. EXAMINER les résultats – Au fur et à mesure de l’exécution des travaux de conception et de construction, le produit du travail (qu’il s’agisse de dessins, de modèles, de formes construites, etc.) doit être examiné à des intervalles suffisants pour maintenir le niveau de qualité attendu. Au minimum, ce niveau de qualité attendu doit répondre aux attentes du client et de la communauté (le public).
4. TIRER DES LEÇONS et apprendre pour s’améliorer – Au fur et à mesure de l’acquisition de nouvelles connaissances au cours de la conception et de la construction d’un projet qui permettent d’en tirer des leçons, il faut rapidement les saisir, les faire examiner par des pairs, les diffuser et les utiliser pour améliorer les procédures, les instructions, les formulaires, les modèles, etc. pour les projets futurs. C’est généralement le principe le plus difficile à mettre en œuvre et à maintenir.

Quatre caractéristiques : Toutes les connaissances et expériences existantes et émergentes du système de gestion de la qualité d’une firme d’architecture doivent être intégrées aux quatre principes de la firme. En d’autres termes, les plans de travail, les formulaires, les modèles, etc. doivent être cohérents avec tous les détails concernant les clients, les communautés, etc.

Une façon de saisir et de gérer cette complexité consiste à l’organiser par sujet ou caractéristique. Il y a quatre types de caractéristiques qui permettent de saisir la quasi-totalité des connaissances de la firme d’architecture :

1. Les fonctions essentielles sont les services de base fournis par les architectes. Le MCPA est un exemple de liste de services de base; les ordres d’architectes provinciaux et territoriaux auront des variantes locales.
2. Les collaborateurs sont les personnes avec lesquelles les architectes travaillent dans la conception et la construction. Chaque collaborateur a des exigences et des attentes uniques :
   • les clients;
   • les entrepreneurs;
   • les ingénieurs et autres consultants;
   • les communautés.
3. Les conditions sont les caractéristiques liées à l’emplacement et à la construction de notre travail :
   • le coût (fourchette);
   • le calendrier;
   • les conditions climatiques;
   • le type de construction;
   • la complexité du projet (entrepôt, hôpital, etc.)
4. Les concepts sont les particularités que chaque firme apporte à son travail. Il peut s’agir de méthodes d’analyse ou d’évaluation de la conception, de concepts de design réels qui peuvent être reproduits, etc.

Trois séries d’outils : Les outils et techniques particuliers utilisés par une frime évolueront au fil du temps, mais ils seront tous axés sur ces trois ensembles d’outils :

1. Plan de travail – Là encore, le MCPA offre un cadre pour établir un plan de travail, car il décrit la gamme d’activités à prendre en considération pour une firme ou un projet. Le plan de travail d’un projet donné peut intégrer l’un ou l’autre des quatre types de caractéristiques mentionnés ci-dessus, même les quatre. Les bases de données relationnelles d’aujourd’hui facilitent grandement cette tâche.
2. Actions – Ce sont les activités quotidiennes qui sont effectuées pendant la conception et la construction. Nombre d’entre elles sont standards et répétitives, comme l’examen des éléments soumis, l’examen des maquettes, etc. D’autres sont liées à un problème ou à une situation qui survient, comme les DR, les risques, etc. Le nombre et la nature des actions varient considérablement d’un projet à l’autre.
3. Connaissances – Au fur et à mesure que les plans de travail sont suivis et que les actions sont entreprises, les possibilités d’acquisition ou de renforcement des connaissances deviennent évidentes. Il est important de disposer des outils nécessaires pour identifier efficacement les changements de connaissances, les faire examiner par des pairs si nécessaire, les diffuser et les intégrer dans les projets futurs.

Huit habitudes : La firme d’architecture qui adopte les huit habitudes suivantes favorisera une meilleure gestion de la qualité architecturale.

1. Concentrer l’information – Recueillir et organiser les informations nécessaires à un projet ou une tâche. Cela comprend la création et la mise à jour d’un plan directeur de travail ainsi que les modèles d’action utilisés pour le mettre en œuvre.
2. Commencer – Commencer réellement une tâche. Cela peut sembler évident, mais il est fréquent que le lancement précis d’une tâche ou d’un projet soit manqué.
3. Valider – Après avoir commencé une tâche et recueilli les informations nécessaires, souvent auprès d’autres personnes, il faut les examiner et en vérifier la validité avant de les accepter ou d’en faire l’objet d’une action. Cela peut sembler évident, mais sous la pression d’un projet en cours, il est facile d’accepter des informations sans les examiner pour en vérifier la pertinence et l’exhaustivité.
4. Communiquer – Après avoir validé les informations, il faudra les communiquer à certains membres des équipes de conception et de construction. Là encore, cela peut sembler aller de soi, mais en fait, on omet souvent de communiquer explicitement l’information et de vérifier si elle a été bien reçue.
5. Atténuer – Il faut résoudre les problèmes de conception ou de construction dès qu’ils surviennent. Un exemple de problème susceptible de survenir pendant la conception serait l’identification d’un risque relié à un droit de passage riverain sans lui apporter de solution. Un exemple de problème au cours de la construction serait l’identification d’un défaut d’exécution.
6. Évaluer – Tout ce qui a été communiqué doit être évalué pour s’assurer que l’action a été exécutée correctement et complètement, qu’il s’agisse d’un simple élément du projet ou d’un problème qui a été atténué.
7. Terminer – Après l’évaluation, il est important d’indiquer clairement qu’une étape, un élément ou une action de conception ou de construction est terminé. Les concepteurs et les constructeurs oublient souvent de clore les actions et les étapes du plan de travail qui sont terminées, s’exposant ainsi à des allégations de négligence ou de comportement non professionnel si des problèmes surviennent plus tard, ou s’il semble y avoir une tendance à ignorer la résolution formelle des problèmes.
8. Sensibiliser – Après l’achèvement d’une étape du plan de travail ou l’exécution d’une action, s’il est constaté qu’il faut modifier les futurs plans de travail ou un formulaire ou une procédure donnés, il est important de le faire et d’en communiquer les raisons et les leçons tirées de l’expérience aux collègues de manière à ce que l’expérience acquise puisse orienter continuellement et systématiquement les efforts.