La lettre finale de l’architecte au client, à l’achèvement du projet, lui permet de revenir sur le programme fonctionnel et les objectifs de performance discutés et convenus au tout début du projet. Elle vise également à informer le client sur certains aspects pratiques.

Il est recommandé que cette lettre aborde les points suivants :

1. Sommaire des principes de conception

Ce sommaire porte notamment sur les principes qui ont guidé la conception du bâtiment et de ses systèmes mécaniques et électriques, surtout ceux qui ont trait à l’efficacité énergétique et à la durabilité. Ainsi, l’architecte aidera le client à mieux comprendre le fonctionnement du bâtiment et l’aidera à déterminer et à gérer des procédures d’exploitation des systèmes de contrôle automatisé.

2. Manuels d’exploitation et d’entretien des systèmes

Il s’agit simplement de rappeler au client que les manuels d’entretien qui lui ont été remis contiennent des renseignements essentiels et précieux sur les matériaux et systèmes du bâtiment et de l’inviter à les utiliser couramment comme première source de renseignements sur l’exploitation et l’entretien du bâtiment.

3. Liste de contrôle sur l’entretien

Une liste de contrôle sur l’entretien est un guide conçu pour le client, qui détermine les procédures d’entretien normales et courantes d’un bâtiment (parfois appelé « programme d’entretien planifié »).

Voir l’Annexe C – Liste de contrôle – Entretien des composants architecturaux dans le présent chapitre.

4. Liste de contrôle sur le remplacement de composants du bâtiment

Cette liste de contrôle sert à identifier les principaux composants du bâtiment qui ont une espérance de vie utile inférieure à la durée prévue de l’occupation du bâtiment et pour lesquelles le client devra prévoir et budgétiser la mise à niveau ou le remplacement à divers intervalles avant la fin de la vie utile du bâtiment (ce que l’on appelle parfois la gestion des immobilisations).

Voir l’Annexe D – Liste de contrôle – Remplacement de composants du bâtiment à la fin du présent chapitre.

Remarque : les deux listes de contrôle dont il est fait mention aux points 3 et 4 ne visent qu’à aider l’architecte à préparer les listes pertinentes au projet, qu’il joindra à sa lettre au client.

5. Services rendus pendant la période de garantie du contrat de construction

Il s’agit d’une description des services que rendra l’architecte pendant la période de garantie du contrat de construction, y compris :

• examen des défauts et des déficiences;
• avis à l’entrepreneur relativement aux défauts et aux déficiences observés;
• suivi auprès de l’entrepreneur;
• inspection et rapport à la fin de la période de garantie.

6. Autre

Ce point pourra comprendre tout autre renseignement pertinent que l’architecte souhaite ajouter, y compris des commentaires sur la sélection de l’architecte, selon sa relation avec le client et la possibilité d’obtenir d’autres mandats. Par ailleurs, l’architecte peut aussi offrir des services d’évaluation post-occupation du bâtiment, moyennant le paiement d’honoraires additionnels devant être négociés.

Référence

INTERNATIONAL FACILITY MANAGEMENT ASSOCIATION. Asset Lifecycle Model for Total Cost of Ownership Management: Framework, Glossary & Definitions, IFMA, 2005. https://www.ifma.org/docs/default-source/knowledge-base/asset_lifecyle_model.pdf, consulté le 15 décembre 2020.