Introduction

Pour être en mesure de fournir à ses clients des services d’architecture de qualité tout en réalisant des profits, une firme d’architecture doit être bien organisée et bien gérée, d’autant plus qu’une bonne gestion réduit l’exposition aux risques et à la responsabilité. (Voir aussi le chapitre 3.8 – Gestion des risques et responsabilité professionnelle.) Le présent chapitre examine plusieurs méthodes permettant d’améliorer l’administration ou la gestion d’une firme d’architecture.

Voir le chapitre 3.6 – Ressources humaines pour les questions relatives aux ressources humaines dans une firme d’architecture. La fonction ressources humaines a pour objet de veiller à ce que l’atout le plus important d’une firme – son personnel – soit encouragé et soutenu par la création et la gestion de programmes, de politiques et de procédures qui favorisent un milieu de travail positif grâce à de bonnes relations entre employés et employeurs.

Gestionnaire du bureau

Chaque bureau, même s’il ne compte qu’un petit nombre d’associés et d’employés, devrait avoir un gestionnaire chargé de superviser les fonctions d’affaires de la firme. Cette personne peut occuper ce poste à temps plein ou non, selon la taille de la firme, et il n’est pas nécessaire qu’elle soit architecte. Le gestionnaire du bureau veille à ce que la firme exerce ses activités selon les politiques et les procédures qu’elle a établies et en conformité avec la multitude de lois, règlements et règles administratives fédéraux et provinciaux et territoriaux. Il peut être un signataire autorisé et il peut être responsable des ressources humaines, notamment du recrutement, de l’embauche et du licenciement. Selon la taille de la firme, il peut également être chargé de la tenue des livres comptables.

Politiques et procédures du bureau

Il est important d’établir des politiques et procédures visant à régir les opérations quotidiennes de la firme et de s’assurer que tous les employés les connaissent bien. Par conséquent, les politiques et procédures doivent être documentées par écrit sous la forme d’un manuel du bureau. On peut y apporter des modifications ou y ajouter de nouvelles informations à l’occasion. Le manuel de bureau est un outil important pour tous les bureaux, petits et grands. Il devient un guide pour les dirigeants et les employés sur les nombreux aspects de la gestion d’une firme d’architecture.

Le manuel de bureau peut se présenter sous différentes formes, y compris un classeur papier ou un format numérique, ou peut se trouver sur le réseau sécurisé ou l’intranet de la firme. Le format doit être adapté à la taille de la firme.

L’un des avantages d’un tel manuel est qu’il assure le traitement équitable et uniforme de tout le personnel qui adhère à ses politiques. Il est également une ressource utile lors des entretiens et de l’embauche de nouveaux employés. Les employés potentiels sont intéressés, avec raison, à connaître les politiques de l’entreprise sur des questions aussi fondamentales que les heures de travail, les heures supplémentaires et les vacances. Avec un manuel de bureau à jour, les employeurs peuvent répondre à ces questions en toute confiance et d’une manière qui est cohérente avec les politiques déjà appliquées au personnel existant.

Le manuel du bureau peut aussi aider à transmettre la philosophie, les objectifs et, peut-être même, l’énoncé de mission de la firme. Ainsi, les employés sont mieux sensibilisés aux objectifs de l’employeur et à ses attentes à leur égard. Certaines firmes exigent même de leurs employés une attestation écrite confirmant qu’ils ont lu le manuel du bureau et en acceptent les conditions.

Dans l’Annexe A, à la fin de ce chapitre la « Liste de contrôle : Contenu d’un manuel sur les politiques et les procédures du bureau » énumère certaines questions à résoudre et à inclure dans le manuel du bureau.

Locaux de la firme

Le bureau de l’architecte joue divers rôles. En plus d’être le centre des activités de la firme, il a aussi un rôle promotionnel. Son apparence donne une image de la firme et reflète dans une certaine mesure son degré d’organisation. De plus, il donne l’occasion d’exposer des projets construits ou en cours de conception. La première impression qu’auront les visiteurs ou les clients potentiels à leur visite du bureau sera marquante. C’est pourquoi les locaux doivent refléter la philosophie de la firme et être en ordre et bien organisés. Ils doivent aussi soutenir la firme et faciliter le contrôle de tous les types de documents.

Le bureau peut également donner l’occasion de présenter une conception qui améliore la santé et la productivité du personnel et qui promeut les meilleures pratiques en matière de conception durable d’un milieu de travail. Il peut ainsi illustrer diverses stratégies portant sur l’éclairage naturel et les vues sur l’extérieur; l’acoustique; l’utilisation de matériaux durables et régénérés; la bonne qualité de l’air intérieur, les commandes éconergétiques de la ventilation et de l’éclairage; la flexibilité et l’ergonomie des postes de travail; et les nouveaux outils de communication et de technologies des postes de travail.

Entretien

Plus une firme est occupée, plus il devient difficile d’avoir l’air organisée. Cependant, le maintien de l’apparence physique de la firme et l’entretien des systèmes du bâtiment démontrent le professionnalisme et améliorent l’image publique et privée d’une firme. Une solution consiste alors à engager une personne responsable de l’entretien du bâtiment pour s’occuper rapidement et efficacement des réparations mineures. L’entretien ménager est en fonction de la taille et du niveau d’activité du bureau. Des petits bureaux peuvent n’avoir besoin d’un préposé au ménage qu’une fois par semaine et confier certaines tâches à leur personnel. Des bureaux de taille moyenne peuvent nécessiter un ménage plus fréquent; les plus grands, un ménage tous les soirs. Dans certains immeubles, les services d’entretien peuvent être inclus dans le bail.

À l’embauche d’une entreprise d’entretien de bureaux, les architectes doivent tenir compte des besoins de sécurité du bureau et choisir une entreprise fiable.

Sécurité

Les préoccupations d’une firme d’architecture concernant la sécurité sont de deux ordres :

• la sécurité des données et des systèmes d’information;
• la sécurité de périmètre.

Sécurité des données et des systèmes d’information
La sécurisation des données et des systèmes d’information, y compris le matériel informatique et les logiciels et les données de réseau, est devenue un domaine de spécialisation pour les gestionnaires des technologies de l’information dans les firmes d’architecture et les fournisseurs de services de systèmes informatiques et de réseau. Les menaces de vol de données et d’utilisation malveillante d’informations ont augmenté de manière exponentielle au cours des dernières années, mettant en péril l’intégrité des firmes. Les menaces proviennent à la fois de sources internes et externes. Une atteinte à la sécurité peut entraîner la perte de données et de propriété intellectuelle, un travail important pour récupérer les données perdues et, éventuellement, une rupture de contrat si l’entente client-architecte pour un projet particulier nécessitait des mesures de sécurité particulières. L’avènement des solutions infonuagiques pour le stockage et la distribution de données électroniques ainsi que l’accroissement de la collaboration et de l’échange de fichiers de données dans de multiples environnements d’entreprise ont compliqué la sécurité. La circulation rapide des données et le contrôle de la distribution des informations obligent à adopter des protocoles de sécurité avancés. La simple protection par mot de passe des ordinateurs individuels est insuffisante, car les entités criminelles mettent au point des moyens de plus en plus sophistiqués pour voler des identités et des informations précieuses.

Voir le chapitre 3.7 – Systèmes technologiques pour de l’information sur la sécurité des systèmes informatiques et des réseaux.

Sécurité de périmètre
La sécurité de périmètre fait référence à la nécessité de protéger les locaux des intrusions afin d’éviter le vol, le vandalisme ou les failles de sécurité. Il est important d’assurer une sécurité adéquate pour protéger les biens matériels, comme les ordinateurs et les ordinateurs portables, ainsi que les documents confidentiels et les bases de données informatiques. On peut avoir besoin de plusieurs niveaux de sécurité de périmètre s’il faut protéger des informations critiques concernant les clients, telles que les informations relatives à la conception d’installations sécurisées ou à la propriété intellectuelle exclusive. Une partie du bureau peut être désignée pour un projet spécifique, et l’accès à la zone désignée peut être limité à certains employés seulement. Au Canada, les espaces de travail impliquant des projets sensibles du gouvernement ou du secteur privé sont souvent soumis à des niveaux de sécurité supplémentaires prescrits par le client.

Une firme doit parfois installer une « chambre forte » résistante au feu ou un espace de stockage sécurisé des dossiers pour des documents importants. Il est également courant que des patrons conservent des copies de documents à l’extérieur du bureau, à leur domicile, par exemple. Bien des firmes choisissent de faire appel à une société de stockage de documents qui stocke en toute sécurité des documents physiques et électroniques, des bandes de support, des documents vitaux et d’autres biens hors site, en offrant un accès facile en cas de besoin. Dans le passé, le stockage sécurisé était utilisé pour l’hébergement des logiciels originaux, mais la plupart des logiciels sont maintenant achetés sur abonnement et sont mis à jour en ligne, ce qui rend le stockage de disques obsolète.

Les systèmes de sécurité varient dans leur complexité et leurs caractéristiques. Ils devraient toutefois, comme norme minimale, comprendre un système d’alarme électronique relié à un dispositif de signalisation ou à un bureau de surveillance centralisé.

Le contrôle des clés du bureau est source d’inquiétude en raison du roulement du personnel. La firme devrait maintenir un registre pour contrôler la distribution et la récupération de toutes les clés. Selon le taux de roulement du personnel, elle devra peut-être changer régulièrement les serrures. Bien des firmes remplacent les clés par des codes d’accès, comme des cartes ou des porte-clés à glisser ou à scanner.

Assurances du bureau
La protection d’assurance ne se limite pas à l’assurance responsabilité professionnelle. Il est important que les firmes d’architecture protègent leurs biens matériels. La plupart des polices d’assurance des bureaux sont des forfaits « globaux » qui offrent un large éventail de protections contre les risques et les pertes courantes.

Voici quelques-unes des extensions de l’assurance de biens généralement offertes avec un forfait de bureau :

• le contenu du bureau : mobilier, équipement informatique, logiciels et données;
• les comptes clients;
• les enseignes extérieures;
• les effets personnels des employés;
• les vitres;
• les documents importants;
• les biens se trouvant à l’extérieur du bureau (dans des bureaux de chantier, au domicile d’un employé, etc.);
• les biens se trouvant temporairement en dehors du bureau;
• les biens se trouvant dans des endroits nouvellement acquis;
• les actes criminels.

En plus de l’assurance du contenu du bureau, la police devrait normalement inclure l’assurance de la responsabilité civile de l’entreprise.

La firme devrait par ailleurs envisager d’autres protections d’assurance, couvrant notamment :

• la responsabilité civile des locataires;
• la responsabilité civile automobile des non-propriétaires;
• la responsabilité de l’employeur.

Si le bureau est situé au domicile de l’architecte, il faudra ajouter un avenant pour « bureau à domicile » à la police d’assurance habitation.

Voir aussi le chapitre 3.1 – Démarrage et structure d’une firme d’architecture pour de l’information sur les autres types d’assurances requises.

Systèmes de classement et de consultation des documents

Il est de bonne pratique de documenter minutieusement toutes les activités et communications du projet. La documentation minimise les risques de différends et fournit la base d’une défense solide en cas de réclamation d’un participant au projet ou d’autres mesures judiciaires. Des solutions de gestion de projets basées sur le Web sont disponibles sous forme de services d’abonnement et d’applications serveur. Ces systèmes assurent l’archivage, la sécurité, la facilité de recherche et la gestion des informations de manière automatisée.

Le chapitre 3.11 – Modèles de formulaires pour la gestion d’une firme d’architecture et le chapitre 6.8 – Modèles de formulaires pour la gestion du projet décrivent certains types de documents que l’architecte doit conserver.

La présente section examine différents systèmes de classement qu’une firme d’architecture peut utiliser pour le classement et la consultation de ces documents.   

Systèmes de classement
Un bon système de classement fournit un emplacement central pour tous les documents d’un projet et, plus important encore, permet de retrouver facilement et immédiatement les informations. L’architecte devrait inscrire des numéros de dossiers sur toute la correspondance pour identifier le courrier et les courriels entrants et sortants, en faciliter la distribution et coordonner les procédures de classement. Voir le chapitre 3.11 – Modèles de formulaires pour la gestion d’une firme d’architecture pour un modèle de tampon pour toute la correspondance. Il ne faudrait pas créer de dossier s’il n’y a pas suffisamment de documents ou de correspondance à y inclure. Si une communication traite de plus d’un sujet, il faut la copier et la classer dans tous les dossiers appropriés.

Une firme d’architecture a besoin d’au moins deux types de systèmes de classement selon qu’il s’agit de l’information relative :

• à la gestion de la firme;
• à la gestion du projet.

L’information relative à la gestion de la firme peut comprendre les dossiers des employés, les renseignements sur les assurances de la firme et de la responsabilité professionnelle et l’ensemble des dossiers financiers. Ces informations requièrent un système de classement spécial et possiblement confidentiel, adapté aux besoins de la firme.

Il est également important d’établir un système de classement quelconque pour le matériel promotionnel, le matériel de marketing et les documents produits dans le cadre de la recherche de nouveaux mandats. Il est important de consulter les propositions de services antérieures au moment d’en rédiger de nouvelles.

De plus, l’architecte crée généralement un dossier ou une série de dossiers distincts pour chaque projet, souvent classés par le numéro du projet. Les renseignements clés sur le projet doivent figurer au début du dossier du projet. Voir le chapitre 6.8 – Modèles de formulaires pour la gestion du projet pour un modèle d’index des dossiers d’un projet.

On propose aux architectes d’utiliser un système de classement des informations d’un projet basé sur la structure de répartition du travail (SRT) du projet. Ce système est évolutif et permet à tous les participants de l’équipe de retrouver facilement l’information recherchée, quel que soit leur rôle dans le projet. Le système de classement doit être dupliqué sous forme papier et sous forme électronique. Pour les petits projets, il peut être aussi simple qu’un dossier pour chaque grande phase du projet, à savoir :

• l’offre de services;
• les études conceptuelles;
• l’esquisse et le projet préliminaire;
• le projet définitif;
• l’appel d’offres et l’attribution du contrat;
• la construction;
• l’après-construction.

On peut étendre le système de classement et inclure des dossiers pour les sous-livrables et, pour les projets complexes ou de grande envergure, les tâches. L’avantage d’un système de classement basé sur la SRT est que toutes les informations sur un sujet de conception, un système de construction ou un composant sont rassemblées en un seul endroit et sont facilement accessibles. Ce système a toutefois un inconvénient du fait que la personne responsable du classement des informations doit reconnaître le contenu et décider dans quel dossier classer les informations.

Une autre façon de faire consiste à classer les informations selon le format. Par exemple, pour chaque phase du projet, on créera des dossiers de correspondance et de courriels, de procès-verbaux des réunions, de notes de services, de croquis, de bordereaux de transmission et de dessins d’atelier. L’avantage d’un tel système de classement est que le personnel qui ne connaît pas bien les pratiques d’un bureau d’architecte pourra classer les documents sans en connaître le contenu. L’inconvénient est toutefois que si on recherche de l’information sur un sujet particulier, comme les décisions relatives au choix des matériaux de l’enveloppe, il faudra consulter plusieurs dossiers pour rassembler et consolider toute l’information.

L’Annexe B – Système de classement d’un projet, à la fin du présent chapitre suggère un format de classement. Ce système est conçu comme un guide uniquement et il doit être adapté pour répondre aux besoins de chaque firme d’architecture.

Conservation des dossiers
L’architecte doit toujours être conscient des risques liés à sa responsabilité professionnelle. C’est pourquoi il doit conserver ses dossiers bien au-delà de l’achèvement du projet. Des dossiers complets et en bon ordre l’aideront à préparer une bonne défense, si besoin est. En cette ère du numérique, la conservation des dossiers électroniques est devenue pratique courante.   

L’architecte doit connaître la législation provinciale ou territoriale en matière de privilèges pour déterminer la durée pendant laquelle il doit conserver ses dossiers. Au minimum, tous les dossiers de projet devraient être conservés jusqu’à l’expiration du délai de prescription pour les réclamations pour erreurs ou omissions professionnelles. La durée du délai de prescription varie d’une province ou d’un territoire à l’autre. Voir l’annexe E – Comparaison des délais de prescription dans les provinces et territoires du chapitre 3.8 – Gestion des risques et responsabilité professionnelle.

Archivage des dossiers d’un projet
À la fin des projets, il est important de mettre de l’ordre dans les dossiers, de les étiqueter correctement et de s’assurer qu’ils sont à jour et faciles à consulter. C’est pourtant une tâche souvent négligée alors qu’elle est essentielle pour les recherches ultérieures. La recherche d’information est souvent faite par des personnes qui n’ont pas participé à la réalisation du projet. Certaines firmes conservent une copie de tous les rapports finaux dans la bibliothèque du bureau comme documentation de référence pour les projets futurs.

Archivage des fichiers électroniques
Il est également important d’archiver les fichiers électroniques. À cet égard, la technologie de stockage des données évolue et s’améliore sans cesse. Les dispositifs de stockage infonuagique et de stockage de masse ont rendu l’archivage des fichiers électroniques tout naturel. Il est toutefois conseillé à chaque firme de tester les systèmes de sauvegarde et de stockage des fichiers pour s’assurer que l’intégrité de leurs données ne s’est pas dégradée ou n’a pas été altérée au fil du temps et que les anciens fichiers sont encore compatibles avec les nouveaux logiciels.

La bibliothèque du bureau

Chaque bureau d’architecte doit également avoir une bibliothèque de référence qui comprend notamment :

• de l’information sur la conception des bâtiments et la pratique de l’architecture;
• de l’information technique sur des produits de construction (fiches techniques et échantillons de produits);
• les normes, les codes et d’autres renseignements comme des lois et règlements;
• les bulletins d’aide à la pratique et autres publications des ordres d’architectes provinciaux et territoriaux.

On doit conserver ces documents dans un endroit central facile d’accès, car ils sont d’usage quotidien. Cependant, il n’est pas rare que le bureau contemporain, pressé par l’espace, insiste pour que toutes les ressources soient disponibles en format numérique, réduisant ainsi l’espace nécessaire à une bibliothèque. Il en va de même pour la documentation sur les produits des fabricants.

Les bibliothèques d’échantillons sont également une ressource précieuse, mais consommatrice d’espace. Un bureau peut estimer qu’il doit être sélectif dans l’acceptation d’échantillons provenant de fabricants et doit limiter le stockage d’échantillons physiques à ceux qui ont été utilisés dans le cadre de projets antérieurs et qui sont activement envisagés pour des projets en cours.

Aujourd’hui, l’information sur les produits est presque entièrement en ligne par des systèmes d’information sur le Web. On peut aussi la trouver sur des CD-ROM, dans les catalogues des fabricants ou dans divers dépliants souvent recueillis lors de salons professionnels ou de congrès, ou reçus par la poste; toutefois, ces formats sont de moins en moins courants. Les catalogues doivent être rangés de façon à être facilement accessibles et identifiables. Certains bureaux exigent la signature d’un registre pour l’emprunt des documents. Ceux-ci sont habituellement classés selon les 50 divisions du MasterFormat^TM (Répertoire normatif).

Systèmes informatiques

Voir le chapitre 3.7 – Systèmes technologiques qui traite notamment des ordinateurs, des réseaux, des communications et de la sécurité.

Références

HAYES, R.L. (ed.) The Architect’s Handbook of Professional Practice, 15^th edition, Hoboken, NJ, John Wiley & Sons, 2014.

FRANKLIN, James R. Current Practices in Small Firm Management: An Architect’s Notebook, Washington, D.C., The American Institute of Architects Press, 1990.

THE SOCIETY OF DESIGN ADMINISTRATION. Handbook of Design Office Administration, New York, NY, John Wiley & Sons, 1999.

Annexes

• Annexe A – Liste de contrôle : Contenu d’un manuel sur les politiques et les procédures du bureau
• Annexe B – Système de classement d’un projet