Introduction

Les systèmes technologiques jouent un rôle crucial dans les firmes d’architecture d’aujourd’hui. Les dessins, les documents et la communication numériques accélèrent le travail. Toutefois, pour que ces systèmes répondent aux besoins des utilisateurs sans trop d’interruption, il faut pouvoir compter sur des compétences spécialisées.

Le présent chapitre porte sur un cadre pour le développement des systèmes technologiques d’une firme, l’approche du « numérique d’abord » au développement de tels systèmes et les principaux systèmes d’une entreprise qui peuvent être améliorés par l’application de solutions technologiques.

Rôle des systèmes technologiques

Un système technologique peut être considéré comme un accélérateur des processus d’une entreprise. Par exemple, l’utilisation de la conception et du dessin assistés par ordinateur (CDAO) ou de la modélisation des données du bâtiment (MDB) à certaines phases d’un projet, comme les esquisses, le projet préliminaire et le projet définitif, peut accélérer la vitesse et la précision des activités. Ce concept s’applique à toutes les activités de l’entreprise, y compris la gestion de projets, la gestion de bureau et la gestion financière. Avant d’adopter un accélérateur des processus d’une entreprise, il faut toutefois déterminer ses besoins, puis spécifier les exigences et la portée des travaux pour qu’un employé ou un prestataire de services compétent puisse concevoir, créer et mettre en place le système.

Cycle de vie du développement logiciel

Le cycle de vie du développement logiciel est une méthode utilisée dans le développement de l’ingénierie et des logiciels de systèmes que l’on peut appliquer à la création des systèmes technologiques d’une firme et qui ne se limite pas aux nouveaux logiciels ou à de nouveaux équipements. Les six phases de ce cycle de vie sont les suivantes :

Planification
La planification consiste à constater que des pratiques et des processus d’affaires sont insatisfaisants et doivent être modifiés et à décider de modifier une pratique donnée à l’aide d’une solution technologique. C’est à cette phase que l’on établit les objectifs des processus nouveaux ou modifiés. Il peut s’agir tout simplement de déterminer qu’un tableur n’offre pas les fonctionnalités voulues pour gérer les finances et qu’une solution plus exhaustive favoriserait la prise de décision.

Collecte d’informations
Cette phase de collecte d’informations consiste à cerner les problèmes par l’examen des projets en cours et des processus opérationnels; à imaginer les possibilités d’innovation; et à déterminer les changements nécessaires pour répondre aux nouvelles exigences d’affaires et renforcer les compétences en vue d’acquérir un avantage concurrentiel.

Analyse
Analyser le ou les problèmes en les décomposant pour trouver les causes profondes et interpréter les résultats de l’analyse en une liste des exigences du système technologique.

Conception
Cette phase consiste à développer un concept pour répondre à ces exigences et à choisir les produits, les services ou les fournisseurs qui le permettront.

Création et déploiement
Créer les composantes du système technologique, le tester, puis le déployer et le configurer dans toute l’organisation.

Maintenance
Après sa mise en œuvre, un système entre dans la phase d’exploitation et nécessite de la maintenance continue. Comme les systèmes technologiques ont tendance à générer des données et à être utilisés par de nombreuses personnes, l’accès des utilisateurs et le cycle de vie des données nécessitent de nombreuses activités.

Planification

Le « numérique d’abord » (transformation numérique pour la transition des systèmes existants) est un concept récent dans les systèmes de technologie de l’information. Il est basé sur la réimagination des processus à partir de principes premiers, comme s’ils n’avaient été inventés qu’à l’ère des technologies modernes. La modélisation des données du bâtiment (MDB) est un exemple de technologie considérée comme non financièrement viable avant la mise à disposition d’une technologie informatique puissante et économique.

Ce concept ne s’applique peut-être pas encore à tous les systèmes des entreprises en général ou des firmes d’architecture, comme la comptabilité ou la paie, car ces processus sont régis par des normes et des standards nationaux et internationaux de longue date. Dans ce scénario, il faut encore identifier les besoins fondamentaux des entreprises. Toutefois, une approche du « numérique d’abord » peut donner un résultat sensiblement différent de l’adaptation d’un processus traditionnel pour utiliser des technologies contemporaines.

Une approche du « numérique d’abord » va de pair avec le fait de repenser le modèle d’affaires traditionnel de la firme d’architecture et de créer de nouvelles approches à l’exercice de la profession pour saisir les opportunités.

Collecte d’informations

La collecte d’informations porte sur les processus existants, les innovations proposées et les besoins d’amélioration. La participation des personnes responsables de la réalisation des projets ou des processus opérationnels est essentielle à la réussite de cette phase. On peut croire que l’achat du logiciel qui comporte le plus de fonctionnalités accélérera les performances et apportera une solution immédiate à un problème. Toutefois, si les processus opérationnels de la firme n’ont pas besoin de ces fonctionnalités, il y a un risque de gaspillage d’argent et d’énergie. À l’inverse, si la firme a besoin de fonctionnalités spécifiques et que le logiciel acheté ne les offre pas, il faudra alors travailler davantage pour trouver le bon logiciel ou personnaliser le logiciel acheté, ce qui entraînera aussi un gaspillage d’argent et d’énergie.

En consacrant le temps nécessaire pour définir les besoins des pratiques d’affaires actuelles et réimaginées menant à des solutions de systèmes technologiques, la firme économisera du temps, des efforts et de l’argent. La collecte d’informations peut inclure l’utilisation de diverses méthodes comme le remue-méninges, la cartographie conceptuelle ou l’analyse des écarts.

Analyse

L’analyse des besoins suppose l’identification et la catégorisation des causes profondes des problèmes sur les voies menant à l’innovation et au développement et à la priorisation de solutions.

Identification et catégorisation
L’élaboration d’une liste d’exigences auxquelles devront répondre les systèmes technologiques suppose tout d’abord un examen approfondi d’un ou de plusieurs problèmes ou défis innovants, en décomposant le problème ou le besoin en une liste hiérarchique de causes fondamentales. Ces causes sont celles que le système technologique doit prendre en compte. Après avoir choisi les plus cruciales et stratégiques d’entre elles, l’étape suivante consiste à élaborer une liste d’exigences pour répondre aux besoins qui peuvent ensuite être priorisés grâce à la catégorisation.

Il y a bien des façons de catégoriser une exigence pour des systèmes technologiques. Une méthode simplifiée consiste à classer les exigences dans des listes différentes selon qu’elles portent sur des fonctions « essentielles » ou « utiles, sans être essentielles ».

Fonctions essentielles
Ces exigences portent sur des fonctions fondamentales de la firme, que ce soit pour répondre aux besoins des clients, remédier aux insuffisances opérationnelles ou protéger les systèmes critiques de la firme. Par exemple, les systèmes de sauvegarde des fichiers des postes de travail individuels sont sujets à des défaillances matérielles et opérationnelles et il faut compter sur chaque employé pour assurer la réussite de la sauvegarde. La firme a donc un besoin essentiel d’un système centralisé de sauvegarde et de vérification pour se protéger contre la perte de données.

Fonctions utiles, sans être essentielles
Ces exigences portent sur des fonctions importantes pour la firme, mais dont l’absence ne serait pas néfaste pour la firme. Par exemple, si le logiciel de gestion des calendriers et des ressources pouvait exporter les données dans le système de comptabilité, les opérations s’en trouveraient simplifiées, mais la firme peut tout de même fonctionner sans cette caractéristique.

Types d’exigences
Les exigences classées selon leur caractère « essentiel » ou « utile » peuvent être séparées selon leur caractère « fonctionnel » et « technique ». Les exigences fonctionnelles se rapportent à ce qu’un logiciel permet de faire à un utilisateur ou à la firme, alors que les exigences techniques se rapportent aux exigences du système informatique ou aux besoins opérationnels de l’entreprise.

Les exigences fonctionnelles sont orientées sur l’utilisateur et concernent les fonctions et les caractéristiques opérationnelles d’un système. Par exemple, le logiciel de modélisation des données du bâtiment (MDB) doit prendre en charge les éléments livrables requis par le client, tels que les modèles, les extraits de données ou toute combinaison de ceux-ci. Il doit également prendre en charge tous les processus et fonctions connexes de la gestion de la construction. Dans un contrat de conception rémunéré à l’heure, les clients exigent des rapports actualisés et opportuns sur l’avancement de leur projet et le nombre d’heures qui y sont consacrées.

Les exigences techniques sont généralement liées au système. La puissance et la capacité du matériel et des logiciels doivent répondre aux besoins opérationnels en matière de rapidité des opérations, de sécurité ou d’intégration des systèmes. À titre d’exemple, les exigences de base d’un logiciel de modélisation des données du bâtiment (MDB) pour un poste de travail de conception ou de production comprennent notamment :

• le nombre de cœurs de processeurs, le filetage et la vitesse;
• la capacité de la mémoire vive;
• la vitesse du processeur graphique, la mémoire et l’efficacité de la création et du traitement des graphiques vectoriels;
• le type de stockage, le disque mécanique, la capacité à l’état solide ou infonuagique;
• l’intégration avec les systèmes de réseau de la firme, y compris la vitesse du réseau pour permettre un échange de données transparent avec des entités externes et assurer la sécurité.

Autres considérations

Responsabilités juridiques et professionnelles

Chaque province et territoire a adopté une législation sur la « prescription » qui stipule le délai dans lequel une réclamation peut être faite contre un architecte. Les assureurs de responsabilité professionnelle exigent que les dossiers de projets et d’affaires qui peuvent être liés à une réclamation soient conservés au moins pendant la période de prescription. Les architectes doivent être conscients que les supports électroniques ne permettent pas tous un stockage fiable des données sur de longues périodes. Les données peuvent en effet se détériorer au fil du temps. La récupération des données stockées et la vérification de la fiabilité de la lecture et du transfert des données sont essentielles à la gestion des risques liés à la pratique de la profession.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) stipule pour sa part que la vérification d’une déclaration de revenus peut être effectuée jusqu’à sept ans après sa présentation. Les architectes doivent donc conserver les documents financiers et fiscaux jusqu’à l’expiration de la période de vérification.

Formation

La formation est un point important lors du déploiement de systèmes technologiques. Les firmes devront peut-être consacrer plus de ressources à la formation parce que le personnel continuera de penser comme il le faisait avec les technologies antérieures. Par exemple, le passage du dessin traditionnel assisté par ordinateur à la modélisation des données du bâtiment (MDB) nécessite une mise à niveau des compétences techniques, mais aussi des changements dans l’approche de conception, le flux des tâches opérationnelles et le cycle de vie du projet de conception. Il faudra donc repenser les modèles opérationnels.

Voir le Manuel de pratique canadien pour la MDB, chapitre 3 – Planification opérationnelle, section 3.3 Technologie de l’information pour de l’information sur les systèmes technologiques nécessaires pour la planification et la mise en œuvre de la MDB.

Conception

Pour concevoir un système qui répondra aux besoins de la firme, il faudra tenir compte de plusieurs facteurs. Il est souvent plus facile d’acheter les produits qui nous permettront de résoudre des problèmes immédiats. Toutefois, la mise en œuvre de nouveaux systèmes technologiques comporte certains risques, notamment lorsqu’ils doivent s’intégrer à des systèmes existants. Donnons l’exemple de l’entreprise qui achète un logiciel de comptabilité et qui constate lors de sa mise en œuvre qu’il ne peut pas s’intégrer au système de paie.

Les systèmes technologiques peuvent être complexes, mais plusieurs facteurs peuvent faciliter la prise de décision.

Coût total de possession (CTP)

Le coût total de possession est une méthode permettant de comparer différentes options lors de l’analyse des systèmes technologiques. Il comprend l’effort financier ainsi que le temps et les efforts consacrés à la recherche, à l’achat et à la maintenance du système. Comme la maintenance est continue et théoriquement indéfinie, il est souvent acceptable de choisir une période fixe, par exemple trois à cinq ans, pour permettre de comparer des « pommes avec des pommes ».

Le coût total de possession comprend :

• le coût en capital : l’investissement initial nécessaire pour acquérir le matériel ou les logiciels;
• le coût opérationnel : le coût des ressources humaines associées :
  • à l’exploitation et à la maintenance du système;
  • au déploiement du logiciel;
  • à la gestion des solutions réseau;
  • à la maintenance d’une ou plusieurs solutions de sauvegarde des données;
  • au temps et au coût de la formation, y compris la perte de productivité lorsque le personnel est absent du bureau pour participer à des activités de formation.

Il est désormais courant que les logiciels ne soient plus disponibles sous la forme d’une licence perpétuelle et ne le soient que sur la base d’un abonnement, ce qui entraîne une dépense annuelle d’exploitation. En analysant le coût d’un système donné avec la méthode du CTP, on peut comparer des éléments comparables. Par exemple, l’achat d’un logiciel de comptabilité peut sembler plus économique en raison de son coût unique, mais le temps et les dépenses supplémentaires nécessaires à la maintenance du système peuvent entraîner des coûts d’exploitation permanents plus élevés que prévu. L’utilisation d’un fournisseur de logiciel-service (SaaS), comme un service de gestion des salaires, peut réduire les frais d’exploitation réels et diminuer les risques de la firme en fournissant une sauvegarde des données dans le cadre de la prestation des services. Étant donné que le SaaS fournit des services de sauvegarde à tous ses clients, il peut tirer parti des économies d’échelle pour rendre les coûts de sauvegarde par client négligeables, alors qu’une entreprise devrait autrement payer la totalité du coût de cette infrastructure.

Les systèmes technologiques peuvent être conçus pour des ressources internes, celles employées par l’organisation, ou pour des ressources externes, des fournisseurs de logiciels-services (SaaS) sous contrat. De nombreuses entreprises utiliseront une combinaison des deux approches pour atteindre un équilibre entre l’efficacité et l’efficience.

À l’interne

L’approche « à l’interne » nécessite l’embauche d’un professionnel des TI pour planifier, acquérir, mettre en œuvre et entretenir les systèmes technologiques. Cette approche offre divers avantages à la firme : un meilleur contrôle des opérations, une plus grande réactivité en cas de besoin urgent et la possibilité de créer une solution sur mesure pour répondre à ses besoins particuliers. On s’attend à ce que les architectes et les technologues des firmes d’architecture maîtrisent parfaitement la technologie relative au processus de conception. Si elles veulent rester concurrentielles, les firmes doivent maintenant avoir un responsable de la MDB à l’interne. Par ailleurs, le personnel peut également renforcer les compétences de base de la firme si la réponse rapide aux besoins du client est la clé de l’avantage concurrentiel. Par contre, cette approche a aussi des inconvénients, notamment en raison du temps et des dépenses des ressources humaines consacrées à la création des systèmes technologiques et en raison de la priorisation et de la repriorisation constante des opérations à mesure que le personnel des TI passe d’un projet urgent à un autre. Le fait d’avoir du personnel en TI à l’interne peut donner l’impression que les ressources sont toujours disponibles pour répondre à n’importe quel besoin, ce qui conduit à une gestion improvisée ou réactive.

À l’externe – Logiciel-service (SaaS)

Ces dernières années, il est devenu possible et économique de gérer une entreprise en utilisant des fournisseurs SaaS en ligne. Ces fournisseurs couvrent les fonctions de base d’une entreprise, telles que la comptabilité, la gestion financière, la gestion des ressources humaines, la gestion des salaires, la gestion de projets, la gestion des documents, les communications collaboratives, etc. Les fournisseurs SaaS se concentrent généralement sur un domaine des systèmes technologiques et deviennent des spécialistes et des experts. Ils gèrent également la maintenance des systèmes et des applications et, dans certains cas, offrent une assistance gratuite par courrier électronique et en ligne, avec la possibilité d’une assistance téléphonique payante. L’avantage du SaaS est qu’il permet à la firme de se concentrer sur son activité principale, l’architecture. Comme la plupart des fournisseurs de SaaS facturent par utilisateur et par période, les coûts augmentent au fur et à mesure que la firme se développe. Cela peut être un inconvénient en matière de coûts pour les grandes entreprises, mais pourrait être avantageux pour les petites et moyennes entreprises (PME).

Services gérés

Une firme peut conclure un contrat avec une société qui fournit des services gérés. Selon ce modèle, elle engagerait une société pour gérer ses systèmes technologiques. La société de services gérés serait chargée de concevoir et d’acheter le matériel et les logiciels, de mettre en œuvre et d’entretenir les systèmes technologiques et de former le personnel. Cette approche nécessite de solides compétences en matière de gestion des fournisseurs pour réussir.

En appliquant la méthode du coût total de possession (CTP) pour comparer les approches interne et externe, la firme peut analyser objectivement les options dans la phase de conception et établir un ordre de priorité de ses besoins pour qu’ils correspondent à son budget.

Création et déploiement

La création et le déploiement des systèmes nécessiteront du matériel, des logiciels et une infrastructure. Par infrastructure, on entend l’espace, le chauffage et le refroidissement, ainsi que les besoins en énergie pour le matériel de bureau, de réseau, de serveur et de sauvegarde.

Selon l’approche adoptée, les systèmes peuvent comprendre les composantes suivantes :

• Matériel pour les opérations du projet – conception, production et administration du contrat :
  • postes de travail ou ordinateurs de bureau, moniteurs et périphériques;
  • postes de travail portables ou ordinateurs portables avec stations d’accueil;
  • appareils mobiles tels que tablettes et téléphones portables avec des logiciels qui s’intègrent aux systèmes logiciels de gestion de projet, de gestion financière et de gestion de la construction;
  • infrastructure de TI – services Internet, connectivité, y compris :
    • serveurs;
    • stockage;
    • matériel de réseau;
  • périphériques de sortie :
    • imprimantes laser;
    • imprimantes jet d’encre;
    • traceurs ou imprimantes grand format;
    • imprimantes 3D;
    • scanners;
  • matériel de visualisation 3D – RA/RV;
• Systèmes logiciels pour les opérations du projet;
• Logiciels de gestion de projet pour la gestion du travail, du calendrier, des coûts, de la qualité et des risques;
• Applications CDAO/MDB pour les dessins et modèles de conception et de construction;
• Logiciels d’administration des contrats de construction pour les visites et les comptes rendus des visites de chantier et la gestion des modifications;
• Logiciels de traitement de texte et de base de données pour les devis et autres documents des projets;
• Applications de collaboration ou de communication pour les systèmes internes ou l’option SaaS, généralement par le Web et le mobile;
• Systèmes de gestion de documents pour la distribution et l’archivage de la documentation de projet.

Systèmes technologiques pour l’exploitation de la firme

• Comptabilité et finance :
  • logiciel de comptabilité;
  • rapports financiers;
• Communication :
  • téléphone, courriel, clavardage;
• Logiciel de gestion des ressources humaines :
  • le temps et les coûts des employés et des entrepreneurs doivent faire l’objet d’un suivi pour des raisons comptables et financières;
  • quelques fonctionnalités à envisager :
    • feuilles de temps;
    • information sur les employés;
    • processus d’entrevue d’embauche;
    • examens de la performance;
    • processus d’entretien de départ;
• Gestion des relations avec la clientèle (CRM) – chiffre d’affaires et administration de contrat :
  • le logiciel de CRM permet de gérer les activités liées à l’obtention de mandats de la firme. Parmi les fonctions à prendre en compte, on peut citer la capacité à :
    • centraliser les coordonnées des clients;
    • faire le suivi de clients potentiels;
    • faire le suivi des projets potentiels et des revenus estimés :
      • générer des rapports sur le « pipeline des ventes », basés sur l’estimation des revenus de projets potentiels;
• Intégration des systèmes :
  • informations sur les projets qui se retrouvent dans la gestion de la relation client;
  • centralisation des systèmes d’authentification.

Soutien et sauvegarde

La maintenance des systèmes technologiques a comme principale raison d’assurer la continuité des activités dans toutes les situations, en particulier lorsque des événements inattendus ou des crises exigent une attention immédiate. Il suffit de penser à ce qui se passerait en cas d’urgence, comme une inondation, un incendie ou un cambriolage. Des informations précieuses pourraient être définitivement perdues. Avant l’utilisation généralisée des ordinateurs, les firmes devaient consacrer de l’argent et des espaces pour l’archivage des dessins et des documents papier. Aujourd’hui, elles créent les données et les informations de manière numérique, mais elles doivent néanmoins continuer d’assurer la continuité de leurs activités. Le stockage de l’information se fait par l’entremise des systèmes technologiques plutôt que dans un endroit physique. Une firme doit aujourd’hui élaborer un plan de continuité des activités qui tient compte des risques éventuels et qui documente les stratégies d’évitement ou d’atténuation des risques. Dans le cadre d’un plan de continuité des activités, il faut prévoir les mesures qui permettront de reconstruire rapidement les systèmes technologiques et de restaurer les sauvegardes de données.

Sauvegarde et restauration des données
Un système de sauvegarde des données fera périodiquement des copies ou des instantanés, et il donne vite accès aux données lorsqu’un problème survient. Par exemple, si le matériel du système de partage de fichiers tombe en panne, la sauvegarde la plus récente devrait permettre de récupérer suffisamment de données pour que le personnel puisse continuer à travailler.

Contrôles de la sécurité et de l’accès
Les contrôles d’accès sont un aspect important de la parcellisation de l’information. Pour protéger les informations de nature exclusive, on les sépare souvent en fonction des besoins. Par exemple, les gestionnaires ou le personnel expérimenté auraient accès aux projets antérieurs de la firme, tandis que les nouveaux employés auraient seulement accès aux projets en cours pour éviter les modifications accidentelles de documents importants.

Exigences juridiques et professionnelles
Pour des raisons juridiques et professionnelles, certains types de documents doivent être conservés en cas de litige ou d’audit. C’est ce qu’on appelle souvent un système d’archivage ou de récupération, qui est différent d’un système de sauvegarde. Un système d’archivage ou de récupération permet d’organiser l’information, de faciliter la recherche et de produire des données et des informations dans un format adapté à l’utilisation prévue, par exemple en cas de réclamation d’assurance ou de litige.

Maintien de la productivité
Avec le temps, les performances du système informatique diminuent avec les traces laissées par la navigation sur le Web, l’installation et la désinstallation de programmes, les logiciels compagnons du navigateur, les paramètres inappropriés des logiciels antivirus, la détérioration des disques physiques et les inflagiciels (logiciels qui surchargent la mémoire et affectent la performance). Pour qu’un ordinateur soit stable et fonctionne correctement, il faut en assurer la maintenance.

Références

DICKINSON, John, et Paul Woodard, eds. Manuel de pratique canadien pour la MDB. buildingSMART Canada, 2016.