Annexe B
Système de classement d’un projet

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Le système de gestion de l’information d’un projet sera plus efficace s’il est conçu pour répondre aux caractéristiques suivantes :

Hiérarchisé :

L’information est classée de manière hiérarchique. Ainsi, les mêmes rubriques de haut niveau sont utilisées pour les petits comme pour les grands projets, mais ces rubriques peuvent se diviser en sous-catégories de plus en plus détaillées à mesure que la complexité et la taille du projet augmentent.

Cohérent :

Les informations sur un sujet, quel que soit le format ou le support, sont regroupées au sein de la même famille de catégories et de sous-catégories; ainsi, toutes les informations sur la conception du mur rideau qu’il s’agisse d’une lettre, d’un croquis ou des notes de devis peuvent être retrouvées facilement.

Consultable :

Dans un format électronique, on doit pouvoir effectuer une recherche, trouver l’information et la récupérer.

À utilisateurs multiples :

Les informations sont classées dans un ordre que tous les participants au projet peuvent comprendre, quel que soit leur rôle dans le projet; c’est-à-dire que l’architecte, les technologues et le personnel administratif partagent la même compréhension de la structure des informations.

Constant :

Bien que chaque projet produise un résultat unique, la structure d’information est, dans la mesure du possible, similaire d’un projet à l’autre, ce qui permet à une équipe de projet de tirer facilement les enseignements d’un projet à l’autre.

Il est possible de répondre efficacement à ces caractéristiques en utilisant la structure hiérarchique de répartition du travail comme base de l’organisation de l’information sur le projet.