Guide d’utilisation des formulaires

Fonction des formulaires

Les formulaires de cette section du Manuel sont fournis pour aider l’architecte dans l’administration générale ou la gestion de la firme. Les formulaires standards sont un outil de gestion indispensable dans un bureau. La plupart des architectes adaptent les formulaires selon leurs activités. Les formulaires fournis à la fin de ce chapitre sont des exemples de formulaires utilisés ou suggérés par des firmes d’architecture du Canada.

Bien des firmes, grandes et petites, investissent aujourd’hui dans des logiciels ou des plateformes qui intègrent en tout ou en partie leurs systèmes d’information financière, d’opérations et de projet, ce qui leur permet de planifier, de suivre et de contrôler les ressources humaines, financières et matérielles de leur entreprise. Des applications basées sur le Web, sur serveur et autonomes sont disponibles, à la fois évolutives et abordables pour les firmes de toute taille. Le présent Manuel ne peut pas traiter de toutes les fonctionnalités et caractéristiques possibles de ces logiciels. Les formulaires fournis dans ce chapitre reflètent un niveau d’information de base nécessaire pour comprendre les aspects fondamentaux de la pratique.

Manuel de bureau

Tous les employés devraient bien connaître les formulaires utilisés dans le bureau et l’architecte devrait les inclure dans un Manuel du bureau (voir le chapitre 3.5 – Administration du bureau). Ce manuel doit aussi contenir des instructions sur l’utilisation des formulaires, particulièrement en ce qui concerne les feuilles de temps et les notes de frais. On observe de plus en plus sur les plateformes basées sur le Web que les instructions d’utilisation des formulaires sont intégrées dans les formulaires eux-mêmes.

Formulaires de la firme

La présente section comporte des modèles de certains formulaires de base utilisés dans la plupart des firmes d’architecture, que ce soit à même le logiciel de gestion ou sous forme distincte. Certaines firmes auront parfois besoin d’autres formulaires, par exemple :

Autres formulaires de gestion des ressources humaines

• Description de poste
• Demande d’emploi
• Évaluation d’une entrevue
• Accusé de réception (d’une demande d’emploi)
• Lettre informant qu’une candidature n’a pas été retenue

Autres formulaires de gestion financière

• État de compte (factures impayées)
• Registre de reproduction des dessins
• Registre des appels téléphoniques (appels interurbains et télécopies)
• Bons de commande

Autres formulaires de marketing

• Lettre de présentation (à des clients potentiels)
• Modèle de curriculum vitae
• Fiche de données de projets (pour des propositions)
• Fiche de données de clients (pour marketing)

Voir le chapitre 6.8 – Modèles de formulaires pour la gestion du projet, formulaires pour les communications générales, pour d’autres formulaires, tels que la note de service ou le bordereau d’envoi.

1. Formulaires de gestion des ressources humaines

Voir l’Annexe A – Convention d’emploi à la fin du présent chapitre.

1.1 Description de poste

Fonction

Le formulaire de description de poste :

• facilite le recrutement du personnel et la préparation des offres d’emploi;
• aide les employés à comprendre leurs responsabilités;
• permet de mieux comprendre l’organisation du bureau et les lignes de subordination;
• facilite l’évaluation du personnel;
• aide à déceler les chevauchements et les manques de ressources.

Contenu

Ce formulaire comporte les éléments suivants :

• le titre du poste;
• le type d’emploi (permanent ou temporaire, plein temps ou temps partiel, entrepreneur indépendant, etc.);
• le lien hiérarchique et la relation dans la firme d’architecture;
• la description des tâches et responsabilités;
• les exigences de formation;
• les exigences d’expérience;
• les exigences quant à l’appartenance à une association professionnelle ou technique;
• les conditions particulières éventuelles (compétences particulières, obligation de voyager, langues requises etc.).

1.2 Demande d’emploi

Les personnes qui présentent une demande d’emploi dans une firme d’architecture accompagnent généralement leur lettre de présentation d’un curriculum vitae et d’un portfolio de leurs travaux, s’il y a lieu. Les firmes d’architectes n’utilisent pas couramment de formulaire de demande d’emploi, si ce n’est certaines grandes firmes, des firmes multidisciplinaires qui exploitent plusieurs bureaux ou des agences de recrutement.

La législation sur les droits de la personne et les normes d’emploi de la plupart des provinces et territoires du Canada interdisent aux employeurs de demander les renseignements suivants :

• l’âge;
• l’état civil (marié, célibataire, etc.);
• la situation de famille (par exemple : chef de famille monoparentale);
• les handicaps;
• le casier judiciaire;
• la citoyenneté, la race, l’ascendance, le lieu d’origine;
• la couleur ou l’origine ethnique;
• la religion;
• le sexe ou l’orientation sexuelle.

Il y a lieu de s’assurer que le formulaire est conforme aux exigences de la province ou du territoire.

1.3 Formulaire d’entrevue : au téléphone ou en personne

Idéalement, une firme devrait utiliser des directives d’entrevue cohérentes pour tous les candidats reçus en entrevue pour un poste donné. Elle limite ainsi la possibilité de discrimination due à l’incohérence des questions et du contenu.

Fonction

• orienter l’intervieweur dans la collecte d’informations comparatives auprès d’employés potentiels;
• établir un ensemble de critères essentiels nécessaires pour répondre aux besoins de la firme en matière de ressources humaines;
• empêcher l’intervieweur de poser des questions inappropriées ou susceptibles de violer les droits de la personne ou la législation sur les normes d’emploi.

Contenu

Nom :

Date :

Mode : [entrevue téléphonique] [entrevue en personne]

1. Parlez-moi de vous. Comment vous décrivez-vous?
   • J’ai votre CV, mais j’aimerais que vous mettiez en évidence les renseignements particuliers que vous jugez les plus importants dans votre formation et votre expérience ce travail.
   • À quoi attachez-vous de l’importance?
   • Qu’est-ce qui vous passionne?
2. Qu’est-ce qui vous intéresse dans ce poste?
3. Il s’agit d’un poste [de remplacement pendant un congé parental] [temporaire] [pour la durée d’un projet] avec une durée définie. Est-ce une situation d’emploi qui vous intéresse?
4. Que savez-vous au sujet [de la firme]?
5. Pour quelles raisons souhaitez-vous travailler au sein de [la firme]?
6. Décrivez l’environnement de travail qui vous convient le mieux.
7. Mise en situation : Fournissez un ou plusieurs scénarios auxquels le candidat est le plus susceptible d’être exposé dans ses activités de routine. Cette question convient mieux lorsque le contexte permet de croire que le candidat aura un conflit ou un stress à gérer. Par exemple :
   • « Ce rôle consiste à travailler avec les parties prenantes utilisatrices d’un projet de conception. Bien souvent, ce sont des professionnels expérimentés qui connaissent très bien le fonctionnement de leur organisation, mais très peu le processus de conception. Ils n’auront peut-être pas toujours la patience ou le temps pour répondre à vos questions. Certains peuvent être difficiles et avoir des idées bien arrêtées, et parfois même être impolis. Comment géreriez-vous une téléconférence à laquelle participent quatre personnes, lorsque la discussion s’échauffe et que vous avez l’impression qu’on ne vous respecte pas du fait que vous n’appartenez pas à leur groupe professionnel? »
8. Quand pourriez-vous commencer?
9. Quelles sont vos attentes salariales?
10. Avez-vous des questions pour nous?

1.4 Évaluation d’une entrevue

Le formulaire d’évaluation d’entrevue peut être annexé au formulaire de demande d’emploi; pour des raisons de confidentialité, toutefois, il est préférable que les deux documents demeurent distincts.

Fonction

Ce formulaire sert à :

• constituer un document sur l’entrevue;
• conserver les notes et observations de l’intervieweur;
• formuler une évaluation du candidat.

Contenu

Il comporte les éléments suivants :

• la date de l’entrevue;
• le nom du candidat;
• le nom de l’intervieweur;
• les notes et observations personnelles de l’intervieweur;
• les attentes salariales;
• la vérification des références.

1.5 Formulaire d’évaluation de la performance

Voir le chapitre 3.6 – Ressources humaines pour de l’information sur l’évaluation de la performance.

Fonction

Ce formulaire :

• décrit les attributions d’un employé;
• indique ses objectifs de carrière et ses objectifs professionnels;
• mesure sa productivité;
• rajuste son salaire ou son échelle salariale;
• constitue un outil d’amélioration de sa performance.

Contenu

Le contenu de ce formulaire varie selon l’approche que le bureau aura choisie en matière d’évaluation. On y trouve normalement les éléments suivants :

• le nom de l’employé;
• la description de son poste;
• une revue de sa charge de travail actuelle;
• l’évaluation de sa compétence (de sa capacité à remplir sa tâche);
• les objectifs de carrière et professionnels;
• l’évaluation de sa performance en matière de communications et de relations interpersonnelles;
• l’évaluation de ses progrès sur le plan professionnel;
• ses objectifs :
  • un résultat particulier;
  • une méthode de mesure de ce résultat;
  • un délai concernant l’atteinte de ce résultat;
• la signature de l’employé et de l’employeur.

2. Formulaires de gestion financière

Les recommandations et les formulaires qui suivent sont fournis en grande partie à titre d’exemple. Bien des firmes utilisent des tableurs ou d’autres programmes de gestion financière qui devraient toutefois inclure les renseignements recommandés ci-dessous.

Voir l’Annexe B – Formulaires financiers à la fin de ce chapitre pour des exemples.

2.1 Note d’honoraires

La note d’honoraires énumère les services professionnels fournis et leur prix, compte tenu des modalités du contrat client-architecte. Elle indique : le mode d’établissement des honoraires (montant forfaitaire, pourcentage du coût de construction, taux horaire, etc.); l’énumération des services fournis; les honoraires détaillés correspondants. Lorsque des services supplémentaires sont fournis, ils doivent être détaillés. Les frais remboursables peuvent être inclus dans la facture; toutefois, certaines firmes préfèrent facturer les frais remboursables ou les services supplémentaires séparément, de sorte que s’il y a des litiges concernant ces montants, généralement bien inférieurs aux honoraires de base, le règlement de ces litiges ne devrait pas affecter le paiement rapide des frais de services de base.

Certains clients exigeants et clients institutionnels peuvent demander que les factures de l’architecte comprennent des renseignements particuliers nécessaires à leur traitement. L’architecte avisé examinera attentivement les exigences du client et préparera ses factures en conséquence.

Contenu

La note d’honoraires comporte les éléments suivants :

• le nom du client;
• la date;
• le nom et le numéro du projet;
• le numéro d’entreprise émis par l’Agence de revenu du Canada (numéro de taxe sur les produits et services [TPS], de taxe de vente du Québec [TVQ] ou de taxe de vente harmonisée [TVH]);
• la liste des services professionnels fournis;
• les honoraires gagnés pour les services fournis à la date de la note;
• la liste des dépenses remboursables (cette liste peut faire l’objet d’une note de frais distincte ou être placée en annexe à la présente note);
• les paiements antérieurs;
• les taxes (TPS, TVQ ou TVH);
• le montant à payer.

Les architectes doivent s’assurer que leurs factures satisfont aux exigences d’une loi sur les paiements rapides en vigueur dans leur province ou territoire, le cas échéant.

Voir les exemples de notes d’honoraires, à l’Annexe B du présent chapitre.

Le formulaire de l’Annexe B illustre une facture soumise lorsque les travaux sont achevés à 60 %. Le coût estimé des travaux à la phase du projet préliminaire était de 200 000 $; à celle du projet définitif (phase des documents de construction), il était de 220 000 $. La soumission retenue était de 218 000 $ et des modifications apportées pendant les travaux ont amené le coût à 226 000 $.

L’exemple indique aussi la facturation, à l’heure, conformément à l’annexe B de la Formule canadienne normalisée de contrat pour les services de l’architecte - Document Six de l’IRAC, du travail de conception et de documentation qui a été nécessaire à la préparation d’avenants de modification. Seuls les services d’administration de contrat qui se rapportent à ces avenants sont compris dans les honoraires au pourcentage, qui sont basés sur le montant révisé du contrat. Les honoraires de l’architecte sont de 8 %. Les honoraires pendant la phase d’administration du contrat s’appliquent au montant actuel du contrat. Conformément aux définitions du coût de construction dans les documents du Comité canadien des documents de construction (CCDC) et des Documents Six et Neuf de l’IRAC, les taxes à la valeur ajoutée, qu’il s’agisse de TPS ou de TVH, ne sont pas appliquées à la valeur du contrat dans le calcul des honoraires.

Pour plus de clarté et pour faciliter l’administration du projet, il est parfois préférable d’émettre des factures distinctes pour :

• les honoraires pour services de base;
• les honoraires pour services additionnels;
• les dépenses remboursables.

Voir aussi le chapitre 3.4 – Gestion financière, et le chapitre 3.9 – Services d’architecture et honoraires.

2.2 Calcul des honoraires

Sauf dans le cas d’un projet dont les honoraires sont établis à l’heure, la firme doit évaluer le coût de la fourniture des services nécessaires avant de présenter une proposition d’honoraires, parfois appelée une prévision d’honoraires. Le calcul est basé sur une projection ou une estimation des coûts en utilisant les phases du cycle de vie du projet de conception. Le calcul nécessite une estimation du nombre d’heures nécessaires pour effectuer le travail de chaque phase du cycle de vie, c’est-à-dire l’esquisse, la production des documents, etc., et le taux d’heures pondérées de la firme. Cette approche s’applique à des projets allant du plus simple au plus complexe.

Pour les projets complexes, on peut diviser chaque phase du cycle de vie du projet ou « livrable » en sous-livrables et, s’il y a lieu, en tâches. L’important, pour que ce mode de calcul soit efficace, c’est d’avoir accès aux données historiques des heures réellement consacrées dans des projets antérieurs sur une base de livrable-par-livrable, de sous-livrable-par-sous-livrable ou de tâche-par-tâche.

Fonction

La feuille de calcul des honoraires facilite :

• la détermination du coût de la fourniture du service (salaires et autres coûts);
• le choix des employés et des ingénieurs-conseils les plus appropriés;
• l’établissement de l’échéancier de la préparation du projet;
• la négociation des honoraires avec le client.

Contenu

La feuille de calcul des honoraires comporte les éléments suivants :

• le nom et le numéro du projet;
• la valeur estimée des travaux;
• la liste des services professionnels requis;
• les éléments d’une proposition d’honoraires :
  • coût des salaires (noter la date de la dernière révision);
  • honoraires des ingénieurs et autres conseils et consultants;
  • frais généraux et profit.

2.3 Fiche de contrôle du coût de production d’un projet

Ce formulaire peut servir à établir le coût des salaires relatifs à un projet.

Fonction

Ce formulaire :

• constitue un rapport sur le degré d’avancement d’un projet;
• est un outil d’évaluation des performances;
• est un document de référence pour le calcul des honoraires des projets futurs;
• signale le moment où le coût des salaires dépasse le budget;
• est un outil de planification des projets.

Contenu

Ce formulaire indique :

• le nom et le numéro du projet;
• la valeur des travaux de construction du projet;
• le pourcentage des services architecturaux qui est exécuté à la date indiquée;
• la liste des employés qui travaillent au projet, y compris le directeur du projet;
• le nombre d’heures consacré au projet;
• le nombre d’heures prévu qu’il reste;
• les salaires et autres frais à la date indiquée;
• les honoraires facturés à la date indiquée;
• le solde d’honoraires à venir;
• la comparaison budgétaire (comparaison avec la feuille de calcul des honoraires).

2.4 Feuilles de temps

Les feuilles de temps sont un outil de gestion essentiel. Elles doivent être remplies tous les jours par les employés et une fois par semaine par tous les associés et actionnaires et par tous les collaborateurs indépendants. Lorsque la firme produit des rapports chaque semaine, il est de bonne pratique de saisir l’utilisation du temps de chacun en continu. Cela favorise la production de rapports et permet de réaliser que certaines activités, comme des appels téléphoniques et des réunions impromptues, sont souvent, en fait, des services supplémentaires.

Fonction

Les feuilles de temps constituent :

• une base pour le calcul de la rémunération des employés et des collaborateurs indépendants;
• une référence pour l’établissement du calendrier de travail et l’allocation des ressources humaines des projets futurs;
• un outil de surveillance du coût des salaires et de l’échéancier;
• un outil pour l’évaluation des employés;
• un document décrivant les services de base et les services additionnels fournis aux clients;
• un outil de gestion pour l’analyse des activités de travail;
• une source d’information grâce à laquelle les stagiaires ont plus de facilité à remplir leur Livret de stage.

Contenu

Les feuilles de temps, qu’elles soient remplies à la main, qu’elles soient sous forme de tableur ou qu’elles fassent partie d’une application de gestion du travail, doivent toujours comprendre les renseignements suivants :

• le nom de l’employé (et son numéro, s’il s’agit d’une grande firme);
• la période;
• le nom et le numéro du projet;
• le type d’activité;
• la tabulation des activités quotidiennes et hebdomadaires par fractions d’heures – il est recommandé de saisir le temps au 1/10^e d’heure près.
• la signature de l’employé et de son supérieur.

2.5 Note de frais

L’utilisation de la note de frais doit être coordonnée avec le Manuel de bureau. On doit veiller à ce que le taux de remboursement des frais de déplacement (au kilomètre) soit conforme à la pratique courante. On annexe généralement des reçus comme preuves de dépenses.

Fonction

Ce formulaire :

• fait partie des documents comptables normaux qui sont sujets à vérification comptable;
• sert à la préparation des demandes de remboursement des frais remboursables;
• est un outil de gestion du budget du projet.

Contenu

La note de frais comprend généralement les renseignements suivants :

• le nom du demandeur;
• la période;
• la signature du supérieur (si requis)
• le motif de la dépense;
• le nom et le numéro du projet;
• la liste détaillée des dépenses (avec reçus) :
  • déplacements (mode de transport et, s’il y a lieu, distance parcourue);
  • stationnement;
  • repas;
  • hébergement;
  • menues dépenses;
• le montant des avances;
• le montant total réclamé;
• la signature du demandeur.

2.6 Bons de commande

Les firmes d’architecture n’utilisent généralement pas ce type de formulaire, mais bien des grandes entreprises ou des institutions qui engagent des architectes les utilisent. Le bon de commande ne doit jamais remplacer un contrat pour retenir les services de l’architecte.

Fonction

Le bon de commande crée un contrat entre l’organisme et le fournisseur. En outre, il :

• décrit les conditions de l’achat;
• aide au contrôle des frais généraux de la firme;
• contribue à établir l’inventaire du matériel ou de l’équipement acquis par la firme.

Contenu

Le bon de commande devrait contenir les renseignements suivants :

• le nom de l’acheteur et celui du fournisseur;
• le numéro du bon de commande;
• le mode d’expédition;
• la description du produit; la quantité achetée;
• le prix unitaire et le prix total, y compris les taxes;
• les conditions d’achat (garanties, service après-vente, calendrier de livraison, etc.);
• le nom et le numéro du projet, s’il y a lieu.

Les bons de commande sont souvent des formulaires imprimés et numérotés, ce qui facilite les contrôles. Certains organismes avisent leurs fournisseurs qu’ils ne seront pas payés si la commande n’est pas présentée sur un bon de commande autorisé.

3. Formulaires et timbres pour l’administration du bureau

3.1 Répertoire des projets

Le répertoire des projets est un document interne utilisé à diverses fins de marketing et de gestion. Il peut s’agir d’un document unique ou d’une base de données qui résume les renseignements relatifs à tous les projets ou d’un document distinct pour chaque projet. De plus en plus, une grande partie du contenu du répertoire de projets est tirée d’une base de données commune de la firme, de sorte que les renseignements sur les projets sont accessibles à une équipe de projet sans que toutes les équipes aient accès à tous les renseignements. Le répertoire de projets est un outil qui :

• constitue une liste de référence pour le classement des dossiers;
• indique les noms des responsables des projets;
• fournit une liste des experts-conseils, et autres conseils et consultants, des entrepreneurs et parfois même des principaux fournisseurs;
• sert de référence pour des dates importantes, comme celle du début d’un projet;
• permet de gérer diverses fonctions;
• sert d’outil de gestion financière, si on y ajoute les renseignements suivants :
  • valeur de la construction;
  • pourcentage d’achèvement du projet.

3.2 Timbres de bureau

Toutes les firmes d’architecture devraient avoir une série de timbres ou notes électroniques pour indiquer le statut d’un document ou d’un dessin. Dans le passé, on utilisait à cette fin des timbres de caoutchouc et des tampons encreurs ou des timbres autoencreurs. Ces timbres peuvent encore être utilisés sur les documents imprimés reçus par la poste ou sur les documents scannés.

Voici certains timbres généralement utilisés dans un bureau d’architecte :

3.2.1 Timbre « Reçu »
Fonction

Le timbre « Reçu » sert à indiquer la date d’arrivée de tous les documents que le bureau reçoit (correspondance, catalogues, bordereaux de transmission, dessins, etc.).

Il peut aussi servir à indiquer les personnes à qui on doit faire circuler le document.

Voir l’Annexe C – Timbres pour deux modèles de timbres – le deuxième exemple permet d’insérer une liste séquentielle de destinataires ainsi que leurs initiales pour indiquer qu’ils ont pris connaissance du document.

3.2.2 Autres timbres
D’autres timbres utiles :

• Pour dépôt seulement
• Courrier du jour
• Copie

Voir l’Annexe C – Timbres, pour des illustrations des timbres mentionnés.

Annexes

• Annexe A – Convention d’emploi
• Annexe B – Formulaires financiers
• Annexe C – Timbres