Chapitre 6.8
Formulaires modèles pour la gestion du projet


Guide d’utilisation des formulaires

Objet des formulaires

Les formulaires fournis dans la présente section du Manuel ont pour objet d’aider l’architecte dans la gestion d’un projet. L’utilisation de formulaires normalisés facilite la tenue des dossiers en plus de servir, pour nombre d’entre eux, à satisfaire aux exigences contractuelles.

Plusieurs de ces formulaires sont offerts dans divers formats et plateformes numériques ou sur le Web. Ceux que nous présentons ici sont conçus simplement pour illustrer le contenu recommandé.

Le Manuel ne reproduit PAS les formulaires qu’on peut se procurer en s’adressant au Comité canadien des documents de construction (CCDC), par exemple ceux que l’on trouve dans le document CCDC 24, Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien, et qui sont destinés à être utilisés avec le CCDC 2.

Autres formulaires
La présente section du Manuel ne fournit que les principaux formulaires utilisés pour la gestion des projets d’architecture. D’autres peuvent être nécessaires, par exemple :

  • Exigences concernant l’arpentage (à fournir aux arpenteurs-géomètres)
  • Index des dessins et croquis
  • Index des révisions des dessins
  • Index des sous-traitants
  • Index des procès-verbaux de réunion
  • Index des rapports des visites de chantier
  • Registre des fonds réservés (pour contrôler l’utilisation d’un fonds pour imprévus)

1. Formulaires pour communications générales

1.1 Note

On utilise la note lorsqu’il n’est pas nécessaire de transmettre une lettre officielle. Lorsqu’on l’envoie à un destinataire de l’extérieur, on appose habituellement ses initiales ou sa signature à la fin du message ou près de son nom. Le texte doit être clair et concis.

Objet
La note a pour objet de :

  • transférer, confirmer, consigner et classer divers renseignements tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bureau;
  • faire un rappel sur des questions en suspens ou des mesures à prendre.

Contenu
La note comprend les renseignements suivants :

  • destinataire;
  • expéditeur;
  • date;
  • de préférence, date à laquelle la mesure doit être prise;
  • nom et numéro du projet ou du dossier;
  • rubrique « objet »;
  • corps du texte ou information;
  • documents joints ou hyperliens vers ces documents.

1.2 Courriel

Le courriel est un format de communication acceptable dans les conditions suivantes : le message est bref, il est vite rédigé, il s’adresse à plusieurs destinataires, aucune signature n’est requise et il requiert une réponse rapide. Le courriel convient moins lorsque le message est long, très détaillé et qu’il nécessite un style et un format d’écriture formels. Dans ce dernier cas, l’expéditeur doit envisager de rédiger une note de service et de la joindre à un bref courriel indiquant les mesures à prendre. Il vaut mieux éviter le courriel lorsqu’une conversation téléphonique ou une réunion en personne est plus appropriée, par exemple pour régler un conflit ou une situation chargée d’émotion.

De nombreuses applications et plateformes basées sur des serveurs et sur le Web offrent des fonctionnalités de communication électronique qui intègrent à la fois les communications et les processus de gestion des bureaux et des projets.


1.3 Procès-verbal d’une réunion

Le procès-verbal d’une réunion documente les événements qui se produisent et les mesures de suivi nouvelles ou résolues, y compris les appels téléphoniques ou les conférences téléphoniques. On l’appelle aussi parfois un compte rendu.

Objet
Le procès-verbal est un compte rendu des questions discutées ou convenues lors d’une réunion, ainsi que des mesures de suivi assignées aux participants. Il comprend l’objet de la réunion, une liste des participants et une colonne dans laquelle est inscrit le nom de la personne ou de l’entreprise responsable du suivi.

Contenu
Le procès-verbal fournit les renseignements suivants :

  • nom et numéro du projet;
  • date de la réunion ou de la discussion;
  • date de la publication du rapport si elle diffère de la date de la réunion;
  • lieu de la réunion ou mention du fait que le point découle d’une conversation téléphonique;
  • objet ou sujet de la réunion ou de la discussion;
  • liste des personnes présentes;
  • listes des autres personnes à qui transmettre une copie du procès-verbal;
  • consignation des décisions qui ont été prises;
  • mesure(s) de suivi requises;
  • date à laquelle les mesures de suivi doivent être exécutées;
  • personne(s) responsables de prendre les mesures de suivi;
  • si des éléments nouveaux surviennent pendant une réunion concernant par exemple l’examen d’un document soumis, il faudra déterminer la marche à suivre si elle ne l’a pas été au préalable, notamment s’il s’agit d’un avenant de modification.

Les technologies de communication actuelles permettent de plus en plus la gestion, la clôture et la consignation des points à l’ordre du jour d’une réunion donnée entre deux réunions. Le cas échéant, la meilleure pratique consiste à présenter à la réunion suivante les mesures de suivi prises depuis la réunion précédente, afin que les personnes qui ne sont pas « au courant » soient informées du suivi effectué et des progrès réalisés.


1.4 Bordereau d’envoi

Un bordereau d’envoi est un formulaire pratique qui enregistre l’acheminement des dessins, croquis, dessins d’atelier, échantillons, documentation technique sur les produits et autres documents transmis par voie électronique ou par d’autres moyens.

Objet
Le bordereau d’envoi est utilisé pour :

  • consigner et documenter les informations transmises;
  • enregistrer la date de transmission;
  • préciser la mesure de suivi attendue du destinataire;
  • indiquer la distribution et le mode de livraison.

Contenu
Le bordereau d’envoi comprend les renseignements suivants :

  • date;
  • destinataire ou personne responsable du suivi;
  • nom et numéro du projet;
  • mode de transmission;
  • mesure de suivi requise;
  • date d’échéance;
  • liste des documents ou des renseignements inclus;
  • remarques ou notes additionnelles concernant les informations;
  • noms des destinataires qui reçoivent les mêmes documents ou informations.

Notez qu’il est important d’identifier la ou les personnes responsables de toute mesure de suivi requise, afin d’éviter que plusieurs personnes n’entreprennent des mesures par elles-mêmes malgré le fait qu’elles ont été incluses dans la liste de distribution à titre d’information uniquement.


1.5 Répertoire de l’équipe de projet

Le répertoire de l’équipe de projet est la liste complète des représentants des diverses organisations qui participent à un projet et de leurs coordonnées.

Objet
Offrir une source simple et accessible des coordonnées de chacun à des fins de communication.

Contenu
Le répertoire comprend les renseignements suivants :

  • nom de la firme ou de l’organisation, y compris l’adresse du site Web;
  • nom et titre de la personne;
  • rôle de la personne au sein de l’équipe de projet, qui peut être différent du titre général;
  • adresse;
  • numéros de téléphone et de télécopieur (généralement le numéro au travail, mais il est parfois important d’avoir aussi un numéro à composer en cas d’urgence ou un numéro personnel);
  • numéro de téléphone portable;
  • adresse courriel;
  • adresse du site Web du projet, de l’intranet, etc.

2. Formulaires pour la phase de l’appel d’offres d’un projet

Pour de l’information additionnelle sur cette phase du projet et l’utilisation de ces formulaires, voir le chapitre 6.5 – Attribution du contrat de construction.


2.1 Liste de distribution des documents d’appel d’offres

Il est important de faire le suivi de la distribution des documents lorsqu’un projet fait l’objet d’un appel d’offres.

Objet

  • dresser la liste de tous les soumissionnaires et autres personnes qui reçoivent les documents;
  • inscrire les montants remis en dépôt pour l’obtention des documents, s’il y a lieu;
  • constituer la liste des destinataires des addendas;
  • constituer une liste de contrôle pour assurer le retour des documents après la clôture de l’appel d’offres.

Contenu
La liste de distribution des documents d’appel d’offres comprend les renseignements suivants :

  • nom et numéro du projet;
  • date et heure de la clôture de l’appel d’offres;
  • nom, adresse, courriel, numéros de téléphone et de télécopieur de tous les entrepreneurs (soumissionnaires et autres);
  • nombre de jeux de documents reçus;
  • date de remise et date de retour des jeux de documents;
  • date de réception et de remise des dépôts;
  • nombre d’addendas publiés et date de publication.

2.2 Formulaire de soumission pour contrat à forfait

Voir le chapitre 6.5 – Attribution du contrat de construction et le CCDC 23, Guide des appels d’offres et de l’attribution des contrats de construction pour de l’information sur la préparation de ce formulaire.


2.3 Addenda

Les addendas doivent être rédigés et distribués avec soin, étant donné qu’ils feront partie des documents contractuels. Ils peuvent comporter des dessins révisés ou additionnels. Ils doivent être distribués à tous les entrepreneurs, en même temps et de la même façon, et, si possible, au plus tard quatre jours avant la clôture de l’appel d’offres. Le délai de publication du dernier addenda doit être inclus dans les documents d’appel d’offres.

Voir le chapitre 6.5 – Attribution du contrat de construction et le CCDC 23, Guide des appels d’offres et de l’attribution des contrats de construction pour de l’information sur les addendas.

Objet

  • fournir de l’information additionnelle à ajouter aux documents d’appel d’offres;
  • corriger ou préciser des informations données dans les documents d’appel d’offres;
  • indiquer des modifications apportées aux Instructions aux soumissionnaires (date ou heure de clôture de l’appel d’offres, etc.).

Contenu
L’addenda comprend les renseignements suivants :

  • nom et numéro du projet;
  • numéro et date de l’addenda;
  • numéro de chaque élément de l’addenda;
  • référence aux documents d’appels d’offres visés (dessin, devis, instructions aux soumissionnaires, etc.);
  • description détaillée de la nouvelle information, y compris son emplacement dans le bâtiment proposé ainsi que dans les documents d’appel d’offres;
  • coordonnées de la personne dans le bureau de l’architecte qui pourra répondre aux questions sur l’addenda au besoin (pour des précisions seulement et non pas pour l’ajout ou la modification de l’information déjà transmise).

2.4 Déclaration de qualification d’un entrepreneur

Lorsque vous invitez à soumissionner un entrepreneur avec qui vous avez peu ou pas travaillé, il est important de vous assurer qu’il fournira les renseignements servant à confirmer ses qualifications sur un formulaire normalisé.

Le document CCDC 11 – Déclaration de qualification d’un entrepreneur est fréquemment utilisé à cette fin. Voir également le chapitre 6.5 – Guide d’attribution du contrat de construction et le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information additionnelle sur l’utilisation de ce formulaire.


2.5 Informations d’ordre financier sur le projet

Voir le CCDC 12, Informations d’ordre financier sur le projet pour un formulaire modèle. Voir étalement le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information additionnelle sur l’utilisation de ce formulaire.


2.6 Sommaire des soumissions

Ce formulaire est à la fois un registre des soumissions reçues et un outil permettant de les analyser.

Objet

  • fournir une liste permettant de comparer et d’analyser rapidement les soumissions;
  • identifier les soumissions qui ne sont pas conformes;
  • servir de registre préliminaire au moment de l’ouverture des soumissions.

Contenu
Le sommaire des soumissions comprend les renseignements suivants :

  • nom et numéro du projet;
  • date et heure de la clôture de l’appel d’offres;
  • liste des entrepreneurs qui ont présenté une soumission;
  • liste des montants des soumissions;
  • liste des garanties de soumission acceptables (cautionnement de soumission, chèque certifié, etc.) et confirmation de la réception d’une telle garantie pour chaque soumissionnaire;
  • identification des soumissions possiblement non conformes;
  • liste des substituts demandés ou proposés;
  • date d’achèvement des travaux (si demandé dans les documents d’appel d’offres).

2.7 Lettre d’acceptation

Voir le chapitre 6.5 – Attribution du contrat de construction pour de l’information sur la bonne utilisation de cette lettre. C’est généralement le client ou le maître de l’ouvrage qui transmet cette lettre, sur les conseils de son avocat qui devrait par ailleurs examiner toutes les soumissions; toutefois, l’architecte peut collaborer à sa préparation.

Objet

  • informer le soumissionnaire retenu que le contrat lui est attribué;
  • permettre le début immédiat des travaux, sans attendre qu’un contrat en bonne et due forme ait été préparé et conclu.

Contenu

La lettre d’acceptation peut comprendre les renseignements suivants :

  • date;
  • nom et adresse du soumissionnaire retenu (entrepreneur);
  • nom et numéro du projet;
  • date et montant de la soumission;
  • directives concernant le début des travaux;
  • acceptation des solutions de rechange ou des substituts;
  • confirmation du prix du contrat;
  • date du début de l’exécution du contrat.

2.8 Lettre aux soumissionnaires non retenus

La courtoisie et le professionnalisme demandent que l’on informe sans tarder les soumissionnaires non retenus de l’issue de l’appel d’offres. Cette lettre est expédiée par l’architecte ou le maître de l’ouvrage.

Objet

  • aviser tous les soumissionnaires des résultats de l’appel d’offres;
  • permettre de libérer les cautionnements et autres engagements de l’entrepreneur pour d’autres projets;
  • informer les soumissionnaires du montant réel du contrat.

Contenu
La lettre aux soumissionnaires non retenus peut contenir les renseignements suivants :

  • date;
  • nom de l’entrepreneur retenu;
  • montant du contrat avec une brève explication s’il est différent du montant de la soumission (acceptation de substitut, etc.);
  • indication de la méthode à suivre pour retourner les documents d’appel d’offres et récupérer les dépôts;
  • indication de la façon dont la garantie de soumission leur sera retournée;
  • remerciement pour avoir présenté une soumission.

3. Formulaires pour l’administration du contrat

3.1 Rapport de visite de chantier

Les rapports de visite de chantier constituent un ensemble d’observations et de décisions qui ont été faites ou prises pendant et après les travaux. Ils sont souvent complétés par des photographies ou des enregistrements audio ou vidéo.

Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier pour un supplément d’information sur la préparation de ces rapports.

Objet

  • consigner les observations sur les activités de construction, résumer l’état d’avancement des travaux observé à intervalles réguliers; communiquer le rapport au client, aux autorités, aux ingénieurs et autres conseils et à l’entrepreneur;
  • identifier les éléments non conformes et les déficiences pour que l’entrepreneur puisse les corriger;
  • confirmer la correction des éléments non conformes et des déficiences observées auparavant;
  • gérer d’autres informations;
  • faciliter le traitement des demandes de paiement de l’entrepreneur et la préparation des certificats de paiement;
  • créer un historique du projet, ce qui aidera à fournir des documents et des conclusions en cas de réclamations éventuelles.

Contenu
Les rapports de visite de chantier comprennent généralement les renseignements suivants :

  • nom et numéro du projet;
  • emplacement du projet;
  • numéro du rapport ou autre moyen permettant de l’identifier;
  • date de la visite;
  • date du rapport, si elle diffère de la date de la visite;
  • nom de l’entrepreneur général;
  • conditions météorologiques;
  • observations générales, y compris sur le degré d’avancement des travaux;
  • description des travaux en cours observés;
  • mesures requises en relation avec les observations, les éléments non conformes et les déficiences;
  • nom et titre de la personne qui effectue la visite;
  • noms des organisations et de leurs représentants qui recevront le rapport;
  • liste des pièces jointes;
  • commentaires sur les mesures requises faisant suite aux rapports antérieurs;
  • mode de transmission.

3.2 Instructions supplémentaires

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.

Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier dans le présent Manuel pour de l’information sur l’utilisation du formulaire d’instruction supplémentaire.


3.3 Proposition de modification

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.

Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier dans le présent Manuel pour de l’information sur l’utilisation de ce formulaire.


3.4 Avenant de modification

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.

Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier dans le présent Manuel pour de l’information sur l’utilisation de ce formulaire.


3.5 Proposition de modification et avenant de modification combinés

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.


3.6 Directive de modification

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.

Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier dans le présent Manuel pour de l’information sur l’utilisation de ce formulaire.


3.7 Sommaire des modifications

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.


3.8 Avis

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.


3.9 Avis de garantie

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.


3.10 Avis de garantie de produit

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.


4. Formulaires de certification

4.1 Certificat de paiement

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.

Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier dans le présent Manuel pour de l’information sur l’utilisation de ce formulaire.


4.2 Certificat d’achèvement substantiel

L’exigence relative à un certificat d’achèvement substantiel et le type de formulaire varient selon les provinces et territoires et elle est basée sur la législation applicable en matière de privilège dans l’industrie de la construction. L’architecte doit utiliser le formulaire approprié dans la province ou le territoire du projet, car il arrive que la loi ait des exigences à cet égard. Voir le chapitre 6.7 – Procédures de réception, mise en service et évaluations post-occupation pour de l’information additionnelle sur l’achèvement substantiel.

À noter que la législation sur les privilèges peut prescrire des délais maximums pour certaines exigences à remplir (p. ex., la préparation du certificat après la visite de surveillance, les délais d’affichage du certificat, etc.). Ces exigences ne sont PAS des lignes directrices, elles sont dictées par la loi. Leur non-respect est beaucoup plus grave que, par exemple, l’oubli de distribuer un rapport de chantier en temps utile.


4.3 Formulaires de déclaration solennelle

Voir les documents CCDC 9A, 9B et 9C pour des modèles de déclaration. Voir aussi la loi sur les privilèges en vigueur dans la province ou le territoire dans lequel le projet est réalisé.

Voir aussi le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’utilisation de ces formulaires.


4.4 Demande de paiement

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.

Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier dans le présent Manuel pour de l’information sur l’utilisation de ce formulaire.


4.5 Liste des valeurs et travaux exécutés

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour de l’information sur l’objet de ce formulaire, un guide d’utilisation et un formulaire modèle.

Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier dans le présent Manuel pour de l’information sur l’utilisation de ce formulaire.


4.6 Lettres d’assurance

La lettre d’assurance est une exigence propre à certaines provinces, notamment la Colombie-Britannique, l’Alberta et la Nouvelle-Écosse. Tout architecte pratiquant dans ces provinces doit se reporter aux guides appropriés concernant les lettres d’assurance dans les codes du bâtiment en vigueur et les bulletins des ordres d’architectes.

En général, la lettre d’assurance doit être signée, scellée et datée par un architecte admis à l’exercice de la profession et agissant comme patron d’une firme d’architecture ou détenant un certificat d’exercice dans une firme d’ingénierie.

Objet
La lettre d’assurance sert à fournir une certification à l’autorité compétente aux deux étapes suivantes :

  • demande du permis de construire;
  • intention d’occuper le bâtiment.

Contenu
L’architecte doit toujours utiliser la formule normalisée de la lettre d’assurance de la province. Il en trouvera des modèles par exemple dans la dernière édition du British Columbia Building Code ou du Vancouver Building Bylaw.


5. Autres formulaires de gestion de projet

L’architecte peut utiliser bien d’autres formulaires qui l’aideront dans la gestion du projet.


5.1 Index des instructions supplémentaires

Voir le CCDC 24 – Guide d’utilisation des formulaires modèles et des documents de soutien pour un formulaire typique d’instruction supplémentaire.

Lorsqu’il a fallu émettre de nombreuses instructions supplémentaires pour clarifier ou interpréter les documents contractuels, il est important d’en dresser une liste pour faire le suivi de chacune d’entre elles. Il peut s’agir d’une liste distincte ou d’un rapport tiré d’une base de données du projet qui comprend ces instructions.

Contenu
L’index des instructions supplémentaires comprend les renseignements suivants :

  • nom et numéro du projet;
  • numéro des instructions supplémentaires (en ordre chronologique ou selon un autre ordre convenu);
  • litre descriptif de chaque instruction;
  • détails de l’instruction, notamment quant à l’emplacement; instruction rédigée à l’infinitif;
  • nom de la personne qui a entrepris l’instruction. Peu importe qu’elle découle directement de l’architecte ou d’un autre conseil, il vaut mieux que toutes les instructions soient émises par l’architecte, à des fins de coordination;
  • raison qui justifie l’instruction aux parties prenantes du projet;
  • date de l’instruction supplémentaire;
  • note indiquant si un avenant de modification s’est révélé nécessaire par la suite et le cas échéant, une référence à celui-ci.

5.2 Annotations sur les dessins

Les annotations suivantes, qui sont d’usage courant, indiquent à quel stade un dessin ou un autre document de construction en est arrivé. Elles donnent également des précisions ou indiquent des limitations quant à leur utilisation. Elles peuvent être apposées au moyen d’un timbre électronique ou manuel.

Bien des applications d’examen des dessins comprennent des fonctions de timbrage intégrées qui permettent d’annoter rapidement les dessins.


5.3 Lettres et timbres pour les dessins d’atelier et l’examen des éléments soumis

L’examen des dessins d’atelier, l’utilisation de la lettre d’accompagnement qui convient et l’apposition d’annotations aux dessins d’atelier ont des incidences importantes en matière de responsabilité professionnelle et de responsabilité légale. Voir le chapitre 6.6 – Administration du contrat – Tâches de bureau et de chantier pour de l’information additionnelle à ce sujet.

Le timbre peut comprendre le texte suivant :

 

Voici d’autres exemples de lettres d’accompagnement :

1. Dessins d’atelier non requis :

 

2. Dessins d’atelier dont le contenu concerne les ingénieurs seulement :

[Note. Il serait bon que la lettre d’accompagnement précise que les dessins d’atelier n’ont pas été examinés par l’architecte.]

 

3. Dessins d’atelier que seul l’architecte doit examiner :

 

4. Dessins d’atelier qui comportent des éléments d’ingénierie, mais qui doivent aussi être examinés par l’architecte :

 

Voir aussi le formulaire 3.1c, une lettre d’accompagnement des dessins d’atelier.


5.4 Registre des dessins d’atelier, échantillons et autres éléments soumis

Il est important d’assurer l’examen sans délai et le suivi de tous les dessins d’atelier, échantillons et autres éléments soumis, tant dans le bureau de l’architecte que dans ceux des ingénieurs. Ce registre en facilite la bonne gestion et la distribution. Il peut être sous forme de document distinct ou de rapport tiré de la base de données des éléments soumis.

Il est de bonne pratique de répertorier ou de classer les dessins d’atelier, échantillons et autres éléments selon le système du MasterFormat™. À l’achèvement du projet, l’architecte classe une copie de ce registre avec les dessins d’atelier.

Objet

  • fournir une liste de tous les éléments devant être soumis;
  • identifier ceux qui doivent être soumis, mais ne l’ont pas encore été;
  • déterminer où en sont l’examen et la distribution des éléments soumis et indiquer ceux qui sont approuvés;
  • fournir une liste de contrôle pour la préparation et l’examen d’un manuel pendant la « réception » du bâtiment.

Contenu
Le registre des dessins d’atelier, échantillons et autres éléments soumis comprend les renseignements suivants :

  • type d’élément : dessin d’atelier, échantillon, documentation technique du fabricant, exemple de garantie, etc.;
  • titre de l’élément soumis;
  • numéro de dessin, s’il s’agit d’un dessin d’atelier;
  • date de préparation de l’élément soumis;
  • numéro du MasterFormatTM ou autre identifiant semblable pour le produit ou le système;
  • entreprise ou entrepreneur spécialisé responsable de préparer l’élément en question, y compris ses coordonnées;
  • date de réception;
  • étapes du processus relatif aux éléments soumis :
    • nom du professionnel à qui le dessin ou l’échantillon ou autre élément a été transmis pour examen;
    • date à laquelle il a été soumis;
    • date à laquelle il a été retourné;
    • date à laquelle le dessin d’atelier est retourné à l’entrepreneur général;
    • statut de l’élément (p. ex., examiné, examiné avec remarques ou soumettre à nouveau).

FORMULAIRE 1.1 Note

FORMULAIRE 1.3 Procès-verbal de réunion

FORMULAIRE 1.4 Bordereau d’envoi

FORMULAIRE 1.5 Répertoire de l’équipe de projet

FORMULAIRE 2.1 Liste de distribution des documents d’appel d’offres

FORMULAIRE 2.3 Addenda

FORMULAIRE 2.6 Sommaire des soumissions

FORMULAIRE 2.7 Lettre d’acceptation

FORMULAIRE 2.8 Lettre aux soumissionnaires qui n’ont pas été retenus

FORMULAIRE 3.1 Rapport de visite de chantier

FORMULAIRE 3.7 Sommaire des modifications

Demande de renseignements

Examen de dessins d’atelier

Registre des dessins d’atelier et des échantillons