Définitions

Certificat : Document attestant la véracité d’un fait; dans l’industrie de la construction, un certificat est préparé par un professionnel, soit un architecte ou un ingénieur.

Certificat d’achèvement substantiel : Certificat délivré en conformité avec une loi provinciale ou territoriale sur les privilèges qui atteste que le contrat entre un maître de l’ouvrage et un entrepreneur est exécuté pour l’essentiel.

Entretien : Action de maintenir un système, un processus ou un bien d’un bâtiment en bon état de fonctionnement.

Évaluation post-occupation : Évaluation de la performance d’un bâtiment une fois occupé. Elle peut porter sur un ou plusieurs aspects de la performance globale du bâtiment.

Garantie 1. (Guarantee) : Contrat tripartite selon lequel le tiers (une compagnie de cautionnement, par exemple) garantit l’exécution d’une obligation et en vertu duquel ce tiers garantit à la seconde partie (le maître de l’ouvrage, par exemple) l’exécution d’une obligation, en cas de défaillance de la première partie (l’entrepreneur, par exemple) (CCDC).

Garantie 2. (Warranty) : Entente bipartite selon laquelle un entrepreneur ou un vendeur de biens (un entrepreneur, par exemple) promet à un acheteur (le maître de l’ouvrage, par exemple) que le garant assumera, pendant un temps donné, les obligations stipulées concernant la correction des défauts affectant les biens (CCDC).

Prêt pour l’occupation : Un terme adopté par le Comité canadien des documents de construction (CCDC) et qui sert à décrire un ensemble d’exigences contractuelles et réglementaires devant être satisfaites pour atteindre une étape financière permettant la libération du ou des paiements de fin des travaux.

Privilège : Droit relatif à un bien immobilier permettant, à certaines conditions, le paiement d’une dette contractée par son propriétaire. Le créancier peut avoir le droit de vendre la propriété si le débiteur ne peut payer sa dette.

Retenue : Pourcentage du montant payable en vertu d’un contrat (de construction, par exemple), qui est retenu en garantie pendant un certain temps. Les pourcentages et les durées sont souvent fixés par la loi sur les privilèges provinciale ou territoriale.

Préambule

Le présent chapitre traite des procédures de fin des travaux pour les projets de construction. Ces procédures, de nature administrative, contractuelle et réglementaire, varient selon les provinces et territoires. Ainsi, certaines provinces ne définissent pas le terme « achèvement substantiel » pour déclencher l’association d’une étape financière avec la libération de la retenue obligatoire. Par ailleurs, le Québec n’impose pas une retenue obligatoire sur les paiements à l’entrepreneur. L’architecte doit connaître la législation en matière de privilèges et de paiement de toutes les provinces et des territoires dans lesquels il exerce sa profession.

Introduction

Lorsque la construction d’un projet est presque ou entièrement achevée, l’architecte continue de fournir des services professionnels au client. Il est important qu’il continue d’agir avec professionnalisme lors de la réception et de la mise en service du bâtiment. Dans le cas contraire, il est possible que le client ne se souvienne que de sa piètre performance à cette phase du projet et garde une mauvaise opinion globale de son architecte.

La plupart des maîtres de l’ouvrage considèrent cette phase tout aussi importante que celles du projet préliminaire et du projet définitif. Si les procédures de fin des travaux ne sont pas exécutées convenablement, il est possible que des éléments non traités refassent surface plus tard et entraînent des problèmes et des risques de litige.

Ces services de fin des travaux portent notamment sur :

• les procédures de réception de l’ouvrage;
• la mise en service;
• les évaluations post-occupation.

Les procédures de réception de l’ouvrage font partie des services de base de l’architecte qui mettent fin à la phase d’administration du contrat. La section des exigences générales du devis descriptif doit spécifier clairement quels sont les livrables de cette phase et énoncer les exigences du maître de l’ouvrage concernant les documents d’archives, la démonstration et la formation, et la documentation sur l’exploitation et l’entretien des systèmes et équipements.

Après la réception du bâtiment, l’architecte demeure responsable de l’examen des défectuosités et des déficiences qui se manifestent pendant la période de garantie et signaler à l’entrepreneur les corrections à apporter. En général, les contrats entre client et architecte prennent fin au terme de la période de garantie d’un an. Tout travail se prolongeant au-delà de cette période constitue un service additionnel.

La mise en service est un processus systématique visant à s’assurer que les systèmes du nouveau bâtiment fonctionnent comme prévu dans les documents contractuels et qu’ils satisfont aux besoins opérationnels du maître de l’ouvrage, et à s’assurer aussi que le personnel responsable de l’exploitation et de l’entretien du bâtiment reçoit les documents appropriés et la formation nécessaire.

La notion de mise en service du bâtiment est souvent comprise à tort comme faisant référence aux activités de la réception de l’ouvrage par le client. En fait, elle constitue un service distinct qui peut commencer au début du projet et se prolonger jusqu’à l’occupation des lieux par le maître de l’ouvrage. La réception de l’ouvrage commence quant à elle lorsque le projet de construction tire à sa fin. La mise en service est un service additionnel, souvent fourni par un prestataire distinct, appelé agent de mise en service, chargé de gérer et de vérifier la performance de tous les composants de l’exploitation du bâtiment et la séquence des opérations et de tester et de calibrer les systèmes mécaniques et électriques.

L’évaluation post-occupation ne fait généralement pas partie des services de base de l’architecte, mais peut être ajoutée comme service additionnel. Elle vise à examiner et à évaluer la performance du bâtiment et elle peut être effectuée à des intervalles de six ou douze mois. Elle peut porter sur la performance technique d’un système ou d’un ensemble, comme l’enveloppe du bâtiment, ou sur la performance fonctionnelle, comme celle de l’aménagement intérieur.

Une fois le bâtiment occupé, souvent, l’architecte :

• vérifie l’efficacité des procédures internes de la firme, p. ex., en ce qui concerne les leçons apprises;
• consigne des informations concernant le projet, pour consultation future, p. ex., des détails standards;
• mène des sondages auprès du client ou maître de l’ouvrage, des locataires et des occupants sur la satisfaction par rapport au bâtiment et prend note des améliorations possibles;
• prépare des documents de présentation qu’il joindra au matériel promotionnel de la firme.

Par ailleurs, l’évaluation post-occupation des bâtiments est souvent une exigence des systèmes de certification de bâtiments durables auxquels les projets adhèrent de plus en plus.

Procédures de réception

Les procédures de réception ont pour but d’assurer la bonne transmission du bâtiment de l’entrepreneur au maître de l’ouvrage. Elles visent aussi à protéger les intérêts du maître de l’ouvrage, de l’entrepreneur et de l’architecte. L’architecte doit être bien informé de la législation sur les privilèges en vigueur dans la province ou le territoire d’exécution des travaux.

Voir l’Annexe A – Législation provinciale et territoriale en matière de privilèges à la fin du présent chapitre.

Prêt pour l’occupation et achèvement substantiel

Les provinces et territoires du Canada n’appliquent pas tous la législation sur les privilèges de la même façon et n’utilisent pas tous l’étape de « l’achèvement substantiel » comme étape financière clé qui déclenche la libération de la retenue pour privilèges. L’achèvement substantiel est une exigence réglementaire plutôt que contractuelle pour l’entrepreneur. Pour assurer la cohérence dans les documents contractuels de tout le pays, le CCDC a adopté le terme « prêt pour l’occupation » dans ses formules de contrat normalisées pour décrire une liste de facteurs qui, une fois satisfaits, donnent lieu à l’achèvement du projet. « L’achèvement substantiel » est l’un des facteurs permettant de déterminer que l’ouvrage est « prêt pour l’occupation ».

La définition du « prêt pour l’occupation » peut varier d’un contrat à l’autre; toutefois, le CCDC a déterminé une liste de facteurs qui définissent cette étape. Selon le CCDC 2, 2020 :

« 12.1.1 Les conditions préalables pour que l’ouvrage soit prêt pour l’occupation se limitent aux conditions suivantes :

.1 Le professionnel a certifié ou vérifié l’achèvement substantiel de l’ouvrage.

.2 Une preuve de conformité aux exigences d’occupation ou de délivrance de permis d’occupation prescrites par les autorités compétentes.

.3 Le nettoyage final et l’enlèvement des déchets sont effectués au moment de demander que l’ouvrage soit déclaré prêt pour l’occupation, selon les exigences des documents contractuels.

.4 La remise au maître de l’ouvrage des documents d’exploitation et d’entretien raisonnablement nécessaires pour assurer l’exploitation et l’entretien immédiats, selon les exigences des documents contractuels.

.5 La mise à disposition d’une copie des dessins conformes à l’exécution à jour au chantier.

.6 Le démarrage et les tests requis pour une occupation immédiate ont été effectués, selon les exigences des documents contractuels.

.7 La capacité de sécuriser l’accès à l’ouvrage a été fournie au maître de l’ouvrage, si les documents contractuels l’exigent.

.8 La séance de démonstration et de formation, selon les exigences des documents contractuels, est prévue par l’entrepreneur qui agit de manière raisonnable. »

Auparavant, l’architecte ou son personnel aura confirmé que l’ouvrage a été réalisé en conformité générale avec les documents contractuels.

Le devis descriptif du projet et/ou le CCDC stipuleront les livrables que devra fournir l’entrepreneur à l’achèvement substantiel. Il s’agit normalement d’une liste complète des éléments non encore achevés et d’une demande écrite de visite du chantier adressée au professionnel.

Selon le CCDC 2 – Contrat à forfait, l’entrepreneur peut, si la loi sur les privilèges de la province ou du territoire le permet, demander la libération précoce de la retenue se rapportant au travail déjà terminé d’un sous-traitant ou d’un fournisseur (comme la fabrication et la mise en place de la charpente métallique). L’architecte doit prendre connaissance de la définition de l’achèvement substantiel de la loi applicable.

L’Ontario Association of Architects a publié des Practice Bulletins qui donnent des conseils sur la libération des retenues relatives à des travaux effectués par des sous-traitants qui sont certifiés comme étant achevés, tels les travaux d’excavation et de fondation, ce qui permet la libération précoce ou progressive de la retenue.

Généralement, pour les projets de nouvelle construction ou de rénovation d’espaces inoccupés, un projet est jugé comme étant substantiellement achevé s’il remplit les deux critères suivants :

1. le bâtiment est prêt pour l’usage auquel il est destiné et, s’il y a lieu, un permis d’occupation a été délivré;
2. le solde dû à l’entrepreneur est inférieur au seuil indiquant que les travaux ont été substantiellement achevés comme énoncé dans la loi provinciale ou territoriale sur les privilèges de construction.

Les architectes sont généralement libres de créer leur propre modèle de certificat indiquant que les travaux ont atteint le niveau d’achèvement substantiel, mais certaines autorités exigent que le certificat soit présenté sous une forme prescrite par la loi. L’entrepreneur peut aussi avoir l’obligation de le faire paraître dans un journal de l’industrie de la construction. Dans ce cas, il y a lieu pour l’architecte de demander une preuve de la date de la publication. Cette publication constitue un avis formel informant tous les sous-traitants et fournisseurs qui ont droit à un privilège que la période dont ils disposent pour l’enregistrer expire dans un certain nombre de jours à compter de la date de la publication, conformément à la loi de la province ou du territoire sur les privilèges.

La période de garantie applicable à l’ouvrage commence à la date indiquée dans les documents contractuels. Dans le cas du contrat à forfait CCDC 2, 2020, la période de garantie commence à la date à laquelle l’ouvrage est « prêt pour l’occupation ».

Aux fins de la libération d’une retenue obligatoire, il est possible d’omettre la délivrance du certificat d’achèvement substantiel et de procéder directement à la production de la déclaration d’achèvement total définie dans la loi sur les privilèges. Dans ce cas, la période de garantie commence à la date de l’achèvement total. On procède souvent de cette manière dans le cas de petits projets, lorsque le laps de temps entre l’achèvement substantiel et l’achèvement total est court. Lorsque l’ouvrage est entièrement achevé, la publication dans un journal professionnel de la construction par l’entrepreneur devient facultative. L’architecte doit s’assurer que le devis descriptif permet de considérer l’ouvrage comme étant entièrement achevé ou d’établir une date d’achèvement substantiel même si l’entrepreneur n’en demande pas la certification.

Certificat de paiement final

Une fois que, de l’avis de l’architecte, les déficiences ont toutes été corrigées et que les travaux faisant l’objet du contrat sont terminés, l’entrepreneur peut présenter une demande de paiement du solde qu’il lui reste à recevoir. L’achèvement final ou la correction des déficiences peuvent causer certaines frustrations à l’architecte, pour les raisons suivantes :

• le processus menant à la correction de toutes les déficiences paraît très lent;
• une fois que la plus grande partie de la retenue a été libérée, l’architecte est moins en mesure d’exercer des pressions sur l’entrepreneur pour qu’il termine son travail rapidement;
• beaucoup d’entrepreneurs ont tendance à se désintéresser d’un projet lorsqu’il n’y a plus d’incitatif financier qui se rattache à son achèvement, particulièrement lorsque les déficiences concernent les sous-traitants.

L’architecte prépare et délivre alors un certificat de paiement final. La date de ce certificat est la date de l’achèvement réputé total du contrat, mais, dans certaines circonstances, la date de cet achèvement peut être une date antérieure. Dans les deux cas, le certificat doit, normalement, confirmer la date présumée d’achèvement indiquée dans la déclaration d’achèvement.

La définition du terme « achevé » (completed), dans la loi sur les privilèges de certaines provinces, permet qu’il subsiste un petit solde, correspondant au coût de :

• l’achèvement total réel;
• la correction des vices connus;
• la fourniture des derniers services ou matériaux.

L’architecte prépare aussi un certificat touchant la libération de la retenue obligatoire qui subsiste dans le compte final, basé sur le nombre de jours indiqué dans la loi sur les privilèges, suivant la date à laquelle le contrat est considéré comme étant terminé.

Si l’entrepreneur corrige rapidement les déficiences, la date de ce certificat peut précéder celle de la libération de la retenue finale.

Certificat de libération de la retenue

L’architecte prépare un certificat autorisant le paiement du montant de retenue qui s’est accumulé jusqu’à la date de l’achèvement substantiel. Le certificat doit être daté, pour paiement, du jour qui suit la fin de la période d’enregistrement d’un privilège. Lorsqu’il produit le certificat de libération de la retenue, l’architecte doit conseiller au maître de l’ouvrage de vérifier si des privilèges ont été enregistrés ou si des avis de privilèges ont été reçus. Généralement, le maître de l’ouvrage demande à son avocat ou à son notaire de procéder à cette recherche. L’architecte ne doit pas fournir ce service qui est d’ordre juridique; par contre, il doit aviser le maître de l’ouvrage que si aucun privilège n’existe, la retenue est payable à la date du certificat.

Selon le CCDC 2, le maître de l’ouvrage doit, si un compte distinct n’a pas déjà été ouvert, placer le montant de la retenue dans un compte de banque ouvert conjointement aux noms du maître de l’ouvrage et de l’entrepreneur, dix jours avant l’expiration de la période de retenue. Dans certaines provinces, la loi sur les privilèges exige que la retenue soit placée dans un compte en fidéicommis distinct au fur et à mesure que des acomptes sont versés à l’entrepreneur.

La demande de libération de la retenue et la certification de libération de la retenue se rapportent à la libération de sommes qui ont été précédemment facturées et certifiées comme étant dues et payables sur une base mensuelle. Les sommes ainsi retenues sont versées dans un fonds fiduciaire. Elles ne peuvent servir à faire respecter la bonne exécution des travaux par l’entrepreneur ni à assurer la correction des déficiences. Il ne faudrait jamais certifier le paiement de déficiences connues avant qu’elles n’aient été corrigées de manière acceptable.

Lettres d’assurance

Dans certaines provinces, les autorités compétentes exigent une lettre d’assurance, une lettre d’engagement ou un certificat d’engagement de l’architecte ou d’un professionnel autorisé indiquant que le bâtiment a été construit en conformité générale avec le code du bâtiment, les règlements applicables et les documents de construction acceptés aux fins de la délivrance du permis de construire. Certaines autorités exigent que la lettre d’assurance soit émise avant de délivrer un permis d’occupation. Elles peuvent aussi exiger des lettres des ingénieurs ou autres conseils, appelées lettres de conformité générale.

Derniers documents et autres éléments à soumettre

Avant l’occupation du bâtiment par le maître de l’ouvrage, l’entrepreneur doit satisfaire aux conditions pour que l’ouvrage soit prêt pour la réception et soumettre à l’architecte un certain nombre de documents ou d’autres éléments, notamment :

• les manuels concernant le fonctionnement et l’entretien des systèmes;
• un jeu complet de clés;
• des documents d’archives, tels que les dessins d’atelier dans le format spécifié dans les documents contractuels;
• des pièces de rechange et du matériel d’entretien;
• des copies des garanties et cautionnements pour chaque système, ainsi que les dates des périodes de garantie;
• les certificats de bon fonctionnement de divers systèmes tels que :
  • le système d’alarme-incendie;
  • le système de gicleurs;
  • les systèmes de chauffage, ventilation et conditionnement de l’air (CVCA);
  • le système de sécurité;
  • la chaudière.

Il est important que l’architecte et les ingénieurs examinent soigneusement ces documents et autres éléments, pour s’assurer qu’ils correspondent aux exigences et qu’ils sont complets. Dans le cas contraire, ils devront les retourner en demandant de les soumettre à nouveau après avoir apporté les corrections requises. Si ces documents et autres éléments sont fournis tardivement et ne sont pas acceptables dans leur première version, cela pourrait retarder les séances de formation et les tests de performance. L’architecte avisé signalera à l’entrepreneur que certains paiements ne pourront être autorisés tant qu’il n’aura pas soumis des documents satisfaisants.

La fourniture de ces documents peut se faire en deux étapes :

Étape 1 : les documents ou éléments nécessaires à l’exploitation du bâtiment et à son occupation, et qui sont donc requis pour que l’architecte certifie l’achèvement substantiel;

Étape 2 : les autres documents ou éléments nécessaires à l’achèvement du contrat.

Parallèlement à la fourniture des documents, il est courant d’organiser une séance de démonstration et de formation sur tous les systèmes du bâtiment en présence des personnes suivantes :

• le maître de l’ouvrage ou son représentant;
• le personnel d’entretien;
• l’architecte et les ingénieurs;
• les sous-traitants ou les entrepreneurs spécialisés responsables des systèmes;
• les autorités compétentes (seulement pour certains systèmes, par exemple l’alarme-incendie).

Cette séance peut notamment porter sur les points suivants :

• examen de la documentation;
• fonctionnement;
• ajustements;
• dépannage, détection des problèmes;
• entretien;
• réparations.

Les exigences du nettoyage final sont normalement spécifiées dans les documents contractuels et sont également une exigence de la clôture du projet. Les devis du nettoyage final portent également sur l’utilisation et l’élimination appropriées et sans danger pour l’environnement des déchets et autres matières dangereuses.

En fin de compte, l’entrepreneur doit satisfaire à toutes les mesures et soumettre tous les documents et autres éléments nécessaires pour que l’ouvrage soit considéré comme étant prêt pour l’occupation.

C’est également à ce stade du projet que l’architecte a intérêt à constituer un dossier qui fournit un résumé du projet, des coûts de construction et des services professionnels, du temps consacré au projet, et divers autres renseignements qui pourraient être utilisés comme référence pour de futurs projets et/ou pour améliorer les pratiques usuelles de la firme.

Occupation

L’occupation du bâtiment correspond généralement à l’une des trois situations suivantes :

Occupation inconditionnelle

L’occupation est dite inconditionnelle lorsque les travaux visés par un permis de construire et assujettis au code du bâtiment en vigueur, surtout en matière de sécurité des personnes et des biens, sont conformes, achevés et acceptés. L’autorité compétente délivre alors officiellement un permis d’occupation ou certificat d’occupation, ou simplement un avis d’inspection finale.

Occupation conditionnelle

L’occupation est dite conditionnelle lorsqu’un bâtiment ou une partie de bâtiment peut être considéré comme sécuritaire, mais que les travaux indiqués aux documents de construction soumis pour la demande de permis de construire ne sont pas achevés ou que les conditions du permis ou les exigences du code du bâtiment ne sont pas toutes satisfaites.

Occupation progressive (ou partielle)

L’occupation est dite progressive (ou partielle) lorsqu’une portion distincte d’un bâtiment est achevée conformément aux travaux (relatifs à cette portion) décrits aux documents de construction soumis pour la demande de permis de construire ou que les conditions du permis ou les exigences du code du bâtiment sont respectées. Ce type d’occupation est fréquent dans les tours résidentielles lorsque les étages inférieurs sont occupés alors que les travaux se poursuivent dans les étages supérieurs.

Dans ces trois situations, la délivrance finale d’un permis d’occupation (ou équivalent local) ou l’autorisation d’une occupation conditionnelle ou progressive (ou partielle) relève de l’autorité compétente. Il serait sage de solliciter les conseils de son ordre d’architectes provincial ou territorial sur la documentation relative à l’occupation conditionnelle et progressive. À l’étape finale, l’architecte doit toujours s’efforcer d’obtenir une occupation inconditionnelle (complète) pour clore le projet.

L’occupation progressive entraîne des services de la part de l’architecte qui justifient des honoraires appropriés. Le contrat client-architecte devrait l’indiquer clairement.

Mise en service

La mise en service comprend un ensemble d’activités visant à transformer une installation, telle que conçue, en un système complètement intégré et fonctionnel. C’est un processus d’assurance de qualité qui :

• commence par la définition d’un « énoncé conceptuel » et se termine par la remise d’un bâtiment;
• confirme que l’entrepreneur a exécuté le projet tel que conçu par l’architecte et tel que décrit dans les documents contractuels;
• confirme que le projet tel que conçu par l’architecte satisfait aux exigences énoncées par le client;
• s’efforce d’éliminer les défauts.

Ressources naturelles Canada a publié un document de référence utile sur la mise en service (commissioning) intitulé Commissioning des nouveaux bâtiments que vous trouverez en cliquant ici.

Dans le cas de projets complexes et de grande envergure, le client peut retenir les services d’un agent de mise en service, à titre de consultant indépendant, pour vérifier que le bâtiment, tel que conçu aussi bien que tel que construit, satisfait aux objectifs et exigences du client. Cet agent vérifie en outre que l’entrepreneur a bien exécuté son contrat. Son admission comme membre de l’équipe de conception dès le début du projet peut favoriser la communication claire de l’intention conceptuelle à l’architecte et à l’entrepreneur.

L’agent de mise en service peut :

• contribuer utilement et de façon objective au processus de résolution des problèmes;
• superviser les résultats et les vérifier au moyen de tests.

La mise en service et les services de l’agent qui l’effectue ne sont pas inclus aux honoraires usuels de l’architecte. Il est conseillé à l’architecte qui envisage de fournir des services de mise en service d’examiner la réglementation en vigueur sur les conflits d’intérêts.

Les données obtenues lors de la mise en service peuvent également servir de points de comparaison pour les évaluations futures des systèmes et de la performance du bâtiment.

Services préalables à l’occupation

La mise en service peut commencer au stade des études préconceptuelles du projet et consister d’abord à interpréter les attentes du client telles qu’exprimées dans le programme. Voir le chapitre 6.1 – Études préconceptuelles, pour de l’information sur les programmes fonctionnels.

La création du programme des exigences permet de documenter les attentes du client, en procédant du général au particulier, de manière à développer un diagramme logique. L’énoncé d’intention conceptuelle identifie les pistes d’activité nécessaires à l’atteinte des buts énoncés. Le diagramme logique et le programme fonctionnel doivent faire l’objet de révisions régulières au cours de la conception du projet et de sa construction. Il appartient à l’architecte de communiquer l’intention conceptuelle au constructeur du bâtiment et, finalement, au personnel de son exploitation. La mise en service est un outil d’assurance de qualité qui permet d’atteindre ce but.

Comme l’entrepreneur, habituellement, se joint tardivement à l’équipe du projet, une explication des procédures de vérification et de tests devrait figurer dans les documents d’appel d’offres. Cette précaution aidera les soumissionnaires à évaluer quel effet la participation de l’agent de mise en service est susceptible d’avoir sur le coût et l’échéancier, de même que sur l’acceptation des travaux.

Lorsqu’un projet est réalisé avec la participation d’un agent de mise en service, les documents d’appel d’offres doivent normalement comprendre :

• le plan de mise en service, décrivant le programme de mise en service et l’ordonnancement de ses éléments;
• les spécifications de la mise en service, comprenant un manuel où l’on trouve des exemples de formulaires de vérification et de procédures de tests, avec indication des durées probables;
• toute documentation spécialisée se rapportant aux tests (les normes CSA, par exemple) et susceptible de décrire des options de méthodes de tests;
• des normes concernant la présentation et l’acceptation :
  • des dessins d’atelier;
  • des tests réalisés par l’entrepreneur;
  • des manuels d’exploitation et d’entretien de produits et de systèmes;
  • des programmes de formation;
  • des tests de mise en service et des tests saisonniers;
  • les conséquences de la non-conformité à des pourcentages prédéfinis qui se rapportent directement à la liste des valeurs.

Vérification des composants

L’utilisation des devis de performance entraîne souvent la fourniture de composants dont les caractéristiques de service ou le rendement opérationnel nécessitent des révisions mineures à la conception. Le processus de vérification des composants est un excellent outil pour mettre ces écarts en évidence. L’agent de mise en service doit préparer des listes de contrôle qui l’aideront à vérifier tous les éléments de construction dont il faut faire le suivi, en qualifiant leur conformité au devis de fondamentale, critique ou essentielle, selon les classifications utilisées en matière de gestion des risques. Dans le cas de matériaux de substitution, la mention des écarts par rapport au devis doit être accompagnée d’une déclaration écrite de recommandation de l’architecte et d’acceptation du maître de l’ouvrage. Les éléments soumis, comme les dessins d’atelier et les maquettes sont documentés, tout comme les résultats des tests et la réception des manuels et des garanties.

Vérification des systèmes

Le processus de vérification des systèmes commence lorsque tous les composants du système sont acceptés et ses déficiences corrigées. L’architecte et les ingénieurs s’entendent généralement sur la valeur contractuelle des éléments du programme de vérification, de manière à ce que l’entrepreneur soit conscient de son impact financier potentiel sur les demandes de paiement et les certificats de paiement. Le calendrier de l’entrepreneur pour les tests des systèmes exigera des réunions régulières de mise en service, pour que toutes les parties soient disponibles pour :

• vérifier que tout ce qui est préalable aux tests est bien en place;
• vérifier les procédures de tests et définir les résultats acceptables;
• assister aux tests.

Il est important que l’agent de mise en service et le futur utilisateur du bâtiment assistent aux tests. La vérification des systèmes peut exiger :

• un supplément de temps, considérant toutes les commandes à vérifier;
• de l’équipement spécial permettant, par exemple :
  • de tester les appareils sous pression;
  • de procéder à un examen thermographique de l’enveloppe.

Le choix de la date à laquelle les vérifications et les tests ont lieu ne dépend pas toujours uniquement de l’entrepreneur. C’est le cas, par exemple, du système de chauffage, climatisation et conditionnement de l’air, dont les composants doivent être vérifiés à des saisons différentes.

Le défaut de procéder aux vérifications peut affecter sérieusement l’échéancier des travaux et entraîner des retards et des réclamations. Pour éviter les retards, il y a lieu :

• de demander aux sous-traitants en cause de tester les systèmes avant de le faire en présence de l’agent de mise en service;
• d’obtenir, sur les formulaires appropriés, l’acceptation des entrepreneurs spécialisés et de leurs sous-traitants, avant d’obtenir celle de l’entrepreneur.

Lorsque l’entrepreneur a signé son acceptation, les ingénieurs certifient leur recommandation d’acceptation, en utilisant à cette fin les feuilles de vérification usuelles. Tout écart par rapport aux documents contractuels constaté lors des tests doit faire l’objet d’un examen et être signalé dans le rapport de l’architecte et des ingénieurs. Les tests effectués après le début de l’occupation peuvent libérer l’entrepreneur d’une présence continue sur les lieux.

Comme bien des tests sur des systèmes intégrés nécessitent que certaines conditions post-occupation soient en place (par exemple, que l’équipement soit en marche, les meubles placés, les utilisateurs installés), l’architecte et l’agent de mise en service doivent envisager des tests préliminaires ou conditionnels et recommander l’acceptation de certains sous-systèmes. S’il faut apporter une modification conceptuelle, il faudra la documenter soigneusement et modifier en conséquence la base de données du projet (il est fréquent, par exemple, que la séquence d’opération soit modifiée).

Toute recommandation de l’architecte ou d’un ingénieur de refuser un système peut amener l’entrepreneur à contester la conception. C’est pourquoi l’architecte doit toujours suivre le mode de règlement des différends prévu au contrat.

Une fois que l’acceptation conditionnelle a été établie, on peut mettre en marche un programme de formation du personnel. Au préalable, toutefois, le responsable de l’exploitation du bâtiment doit être en possession :

• des manuels de fonctionnement et d’entretien complets et à jour;
• d’une description du mode de fonctionnement prévu du système;
• des garanties et d’une description sommaire des contrats d’entretien.

Visites pendant la période de garantie

Pendant la période de garantie, l’architecte doit, au nom du client, examiner les vices et défectuosités qui lui sont signalés et aviser l’entrepreneur d’y remédier. Avant la fin de l’année de garantie, l’architecte devrait organiser une visite du bâtiment à laquelle devraient normalement participer :

• l’architecte;
• les ingénieurs;
• le client, ainsi que, probablement, des membres de son personnel d’exploitation et d’entretien;
• l’entrepreneur;
• l’agent de mise en service (s’il y en a un).

Après avoir étudié chaque cas, l’architecte prend l’une ou l’autre des mesures suivantes :

• il demande à l’entrepreneur de régler le problème, conformément aux modalités contractuelles;
• il conseille au client de s’en occuper, puisqu’il s’agit d’un problème d’entretien.

Un sommaire des problèmes et déficiences qui subsistent est dressé. L’architecte vérifie l’exactitude de la liste et l’envoie à l’entrepreneur avant la date d’expiration de ses obligations contractuelles.

Si l’entrepreneur ne corrige pas, dans un délai raisonnable, une déficience que la garantie l’obligerait pourtant à corriger, l’architecte peut examiner quels sont les droits du maître de l’ouvrage prévus dans les clauses contractuelles relatives aux cautionnements et aux assurances.

L’architecte peut procéder à des visites périodiques du bâtiment après l’occupation pour confirmer avec le client et son personnel que tous les systèmes fonctionnent normalement. Ces visites déterminent dans quelle mesure le personnel du client comprend les manuels d’exploitation et peut déceler les défauts de réglage des systèmes. L’architecte devrait avertir le client que toute modification que son personnel pourrait apporter aux installations pendant la période de garantie peut annuler une partie des obligations de l’entrepreneur en vertu du contrat.

Dans le courant de la première année, il faut généralement confirmer le bon fonctionnement des systèmes de mécanique et d’électricité qui servent principalement pendant une certaine saison.

L’architecte organise une visite d’inspection et de vérification, à laquelle participent les ingénieurs et, selon le cas, l’agent de mise en service. L’entrepreneur doit démontrer que ces systèmes, acceptés conditionnellement au moment de l’achèvement substantiel, satisfont à toutes les exigences, avant que l’architecte puisse recommander l’acceptation finale. L’architecte doit documenter tout réglage ou toute révision de ces systèmes; il doit également apporter des corrections à la base de données du projet et aux manuels d’exploitation et d’entretien qui ont été remis au client.

L’architecte et l’entrepreneur peuvent être appelés pour constater des déficiences découvertes après le début de l’occupation et attribuables à des malfaçons ou à des vices de conception.

Évaluations post-occupation

Les évaluations post-occupation :

• mesurent la performance d’un bâtiment;
• évaluent dans quelle mesure le bâtiment répond aux besoins des utilisateurs;
• déterminent comment améliorer la conception et la performance du bâtiment, ainsi que sa concordance aux buts visés;
• peuvent être effectuées à des intervalles de six ou douze mois.

Ces évaluations, qui sont un service additionnel allant au-delà des services de base de l’architecte, peuvent porter sur :

• la performance fonctionnelle, notamment :
  • l’aspect social et comportemental;
  • l’efficacité de l’aménagement et de la disposition des espaces;
• la performance technique, comme celle de l’enveloppe, des revêtements intérieurs, etc.

Lors de l’évaluation des performances fonctionnelles, l’architecte tente de quantifier et de mesurer les performances en fonction des besoins explicitement exprimés par les occupants et les utilisateurs. Les ergothérapeutes et les spécialistes en sciences sociales ont développé de l’information utile dans ce domaine et peuvent être engagés par la firme d’architecture séparément pour fournir des conseils. Toutefois, de nombreux architectes expérimentés en programmation peuvent également être qualifiés pour fournir des commentaires précieux sur les besoins des utilisateurs. Bien souvent, ces besoins auront d’ailleurs été définis dans le programme fonctionnel original du projet. Voir le chapitre 6.1 – Études préconceptuelles.

Les évaluations post-occupation qui peuvent comprendre une étude technique du bâtiment et de certains de ses composants architecturaux (comme l’enveloppe du bâtiment, les revêtements intérieurs) servent à la préparation de plans d’entretien à long terme du bâtiment, ou à l’établissement des exigences des projets ultérieurs.

Ces évaluations aident les clients, spécialement ceux qui font construire des bâtiments très répétitifs (restauration rapide, magasins d’alimentation de grande surface, etc.), à déterminer comment ils pourraient améliorer leurs installations futures et comment ils pourraient réduire les coûts. Elles peuvent aussi contribuer à une amélioration de l’ergonomie et faciliter la préparation de nouveaux programmes fonctionnels, de plans de gestion de bâtiments, de rénovations futures et de plans directeurs.

Finalement, ces évaluations peuvent aussi aider à mesurer l’efficacité du mode de réalisation du projet et du mode d’attribution du contrat qui ont été retenus pour déterminer comment améliorer la conception, la préparation des documents contractuels et la gestion de projet pour les projets ultérieurs.

 

Références

AABC COMMISSIONING GROUP. « ACG Commissioning Guideline for Building Owners, Design Professionals and Commissioning Service Providers, » AABC Commissioning Group, 2005. https://www.commissioning.org/wp-content/themes/blankslate/commissioningguideline/ACGCommissioningGuideline.pdf, consulté le 15 décembre 2020.

THE AMERICAN INSTITUTE OF ARCHITECTS. The Architect’s Handbook of Professional Practice. New York: John Wiley & Sons, 2000, Chapter 12.6 - Project Closeouts, pp. 593–601.

AMERICAN SOCIETY OF HEATING, REFRIGERATING AND AIR-CONDITIONING ENGINEERS (ASHRAE), Guideline 0-2005, The Commissioning Process. American Society of Heating, Refrigerating and Air-Conditioning Engineers (ASHRAE), Guideline 0-2005, The Commissioning Process, ASHRAE Standards Committee, 10 janvier 2010. https://www.ashrae.org/file%20library/technical%20resources/standards%20and%20guidelines/standards%20addenda/g0_2005_a_b_c_d_final.pdf, consulté le 15 décembre 2020.

COMITÉ CANADIEN DES DOCUMENTS DE CONSTRUCTION, CCDC 2, Contrat à forfait, Ottawa (Ontario)

COOPER, Barbara A., S. Ahrentzen et B. Hasselkus. « Post-occupancy Evaluation: an environment-behaviour technique for assessing the built environment. » Canadian Journal of Occupational Therapy, 1991. https://www.researchgate.net/publication/13126980_Post-occupancy_evaluation_An_environment-behaviour_technique_for_assessing_the_built_environment, consulté le 15 décembre 2020.

ONTARIO ASSOCIATION OF ARCHITECTS (OAA) et Ontario General Contractors Association (OGCA). “A Guide to Project Closeout Procedures.” OAA, 2010. https://oaa.on.ca/OAA/Assets/Documents/OGCA/OAA%20OGCA%20Guide%20to%20Closeout%20Procedures.pdf, consulté le 15 décembre 2020.

Annexes

• Annexe A – Lois provinciales et territoriales en matière de privilèges
• Annexe B – Lettre au client à l’achèvement du projet
• Annexe C – Liste de contrôle – Entretien des composants architecturaux
• Annexe D – Liste de contrôle – Remplacement de composants du bâtiment