Les présentes lignes directrices décrivent le processus en 11 étapes pour la sélection d’une firme offrant des services d’architecture. Les listes de contrôle incluses décrivent les éléments recommandés que le client ou le maître de l’ouvrage doit prendre en considération lors de la diffusion d’une demande de propositions (DP). Les listes de contrôle sont basées sur des principes couramment utilisés dans la sélection comparative ou la sélection basée sur les compétences (SBC). Pour les projets importants ou complexes, un client ou un maître de l’ouvrage peut décider que des propositions techniques sont également nécessaires. Le processus de demande et d’évaluation de ces propositions techniques est décrit à l’étape 11 et, le cas échéant, devrait avoir lieu après l’étape 6.
Les lignes directrices et les formulaires modèles ont été fournis par l’Ontario Association of Architects.
Note 1 : le lecteur trouvera un excellent document d’information concernant la sélection d’un architecte sur le site Web de l’Institut royal d’architecture du Canada, à www.raic.org.
Note 2 : le lecteur trouvera également un autre document de référence et pourra télécharger des modèles de formulaires servant à la sélection fondée sur la qualité, sur le site Web de l’Ontario Association of Architects, (en anglais seulement) : www.oaa.on.ca.
Note 3 : la plupart des ordres provinciaux d’architectes affichent sur leur site Web des renseignements sur les services de l’architecte et la manière de choisir et d’engager un architecte selon un processus de sélection basé sur la qualité ou basé sur les compétences (SBC).
1. Décrire la portée des travaux (voir le formulaire modèle 1 de la SBC) :
2. Établir les politiques, les procédures et le calendrier du processus de sélection. (Formulaire modèle 2 de la SBC). Le client doit :
3. Dresser la liste des architectes invités à soumettre une déclaration d’intérêt :
Note : la liste peut être élaborée en se basant sur l’emplacement géographique des firmes d’architectes, qui peut couvrir une région plus ou moins grande.
4. Solliciter des déclarations d’intérêt (voir le formulaire modèle 3 de la SBC) en suivant les étapes suivantes :
5. Évaluer les déclarations d’intérêt en s’assurant :
6. Dresser la liste des firmes présélectionnées :
Note : décider si la portée et la complexité du projet justifient la présentation de propositions techniques ou s’il y a lieu de procéder directement aux entrevues (voir l’étape 11 ci-dessous sur les procédures relatives aux propositions techniques.)
7. Informer les architectes présélectionnés (voir les formulaires modèles 4, 5 et 6) :
8. Recevoir les architectes présélectionnés en entrevue. Le but de ces entrevues est :
L’interaction directe entre le client/l’utilisateur des services et l’architecte est un volet essentiel à l’élaboration d’un concept qui répond totalement aux besoins du maître de l’ouvrage. C’est pourquoi il est important que les utilisateurs du futur bâtiment participent aux entrevues. Ces entrevues peuvent avoir lieu dans les locaux des architectes présélectionnés ou dans ceux du client.
Le client devrait :
9. Classement des architectes présélectionnés :
10. Négocier une entente avec l’architecte s’étant classé au premier rang :
Le client devrait élaborer une description détaillée et exhaustive de l’étendue des services, de concert avec l’architecte qui a obtenu la note la plus élevée, à la suite de quoi cet architecte soumettra un plan de travail détaillé (un plan qui ventile le calendrier des services d’architecture, les principales étapes de réalisation du projet et les documents à produire), une liste des ingénieurs et autres conseils et consultants, ainsi qu’une description du rôle et des responsabilités de tous les membres de l’équipe de conception et de l’équipe du client.
Voir le chapitre 3.9 – Services et honoraires de l’architecte pour une liste complète des services de l’architecte.
- Liste de contrôle : Étendue des services
- Liste de contrôle : Services d’architecture supplémentaires
(Les frais remboursables et toutes les taxes applicables sont en sus et ne doivent pas faire partie de cette évaluation. Si ces frais sont inclus dans l’évaluation, il faut y faire spécifiquement référence dans la réponse à la DP sous une ou des rubriques distinctes.)
11. Propositions techniques :
Suivre ces procédures additionnelles si la portée et la complexité du projet justifient que les architectes présélectionnés soumettent des propositions techniques. À noter que les architectes présélectionnés engageront des dépenses importantes et devront consacrer beaucoup de temps à la préparation des propositions techniques et qu’il en sera de même pour le personnel technique du client (ou les consultants experts retenus par ce dernier). Après avoir décidé que les candidats doivent soumettre des propositions techniques, s’assurer que la demande de propositions techniques :
(En donnant ces renseignements à l’avance, le client s’assure de pouvoir comparer tous les candidats de manière cohérente et équitable.)
L’examen des propositions techniques doit avoir lieu avant les entrevues (étapes 7 et 8), à moins que le client ne connaisse déjà tous les architectes présélectionnés, leur personnel et leurs ingénieurs et autres conseils ou consultants, et ne détermine qu’il n’est pas nécessaire de procéder à des entrevues. S’assurer que les propositions techniques ont été examinées et notées avant les entrevues, laisser du temps à l’architecte pour apporter des précisions lors de l’entrevue, et inclure les résultats de l’examen des propositions techniques et leur rang au classement (inscrits sur les formulaires modèles 7, 8 et 9 de la SBC) au classement global.