Annexe C
Formulaires modèles de la SBC

Les formulaires modèles suivants sont fournis avec l’autorisation de l’Ontario Association of Architects.

Étape 1
Les 10 formulaires modèles de la SBC qui suivent visent à aider le client pendant le processus de sélection d’un architecte.

Définition du projet
Échéancier pour la sélection de l’architecte
Invitation à présenter une « Déclaration d’intérêt et de qualifications »
Feuille de notation des « Déclarations d’intérêt et de qualifications »
Avis aux architectes présélectionnés
Avis aux architectes non retenus
Feuille de notation des propositions de projet
Feuille de notation des entrevues
Sommaire des évaluations
Avis aux architectes présélectionnés, mais non retenus

Instructions générales pour remplir les formulaires modèles
Ces formulaires sont conçus pour être utilisés en tant que formulaires à remplir. Leur format est celui d’un document Word créé sur la plateforme Word 2003. On peut télécharger les fichiers éditables en format Word à partir du site Web du Manuel canadien de pratique de l’architecture. Chaque champ à remplir est accessible en utilisant la touche « Tab », en tapant les informations et en appuyant sur la touche « Tab » pour passer au champ suivant. Certains champs ont du texte en italique par défaut; ces champs peuvent être écrasés ou laissés tels quels en passant au champ suivant (par exemple, le champ 0 de la date de l’année 2010). Les cases 0 sont cochées en cliquant dessus pour obtenir 1.

La clé de protection est activée sur chaque modèle, de sorte que le formulaire peut être utilisé comme formulaire à remplir. Cette fonction peut être désactivée en cliquant sur l’icône de verrouillage dans la barre d’outils « Formulaires ». (Cette barre d’outils peut être ajoutée en cliquant sur « Affichage » - « Barres d’outils » - « Formulaires ».) Cela permettra à l’utilisateur de modifier le formulaire ou de le copier sur son propre papier à en-tête.

Lorsque le formulaire est rempli, il est recommandé de le sauvegarder sous un autre nom de fichier, ce qui permet de conserver le modèle original dont les champs ne sont pas remplis.

Formulaire modèle 1 de la SBC

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Instructions pour remplir le formulaire modèle 1 de la SBC « Définition du projet »

Généralités
Ce formulaire est une description générale en une page de la portée du projet et des attentes du client. Il vise à fournir suffisamment d’information aux architectes pour leur permettre d’évaluer leur intérêt et leur aptitude pour réaliser le projet. Il devient une pièce jointe à la « Déclaration d’intérêt et de qualifications » des architectes.

1.1 Définition du projet :
Inclure les renseignements suivants :

Nom légal du client/de l’organisme.
Nom du projet et emplacement du projet (l’emplacement général suffira).
Nom de la personne-ressource qui sera la principale chargée de liaison avec l’architecte.
Adresse postale, courriel, numéros de téléphone et de télécopieur de la personne-ressource.

1.2 Description du projet :
Fournir une brève description du projet pour que les architectes puissent en comprendre l’échelle et la portée. Par exemple : nouvel hôtel de ville de 3 étages et de 3 000 mètres carrés; ou rénovation et agrandissement de 1 000 mètres carrés du centre récréatif actuel de 2 000 mètres carrés et de deux étages.

1.3 Processus de sélection des architectes :
Identifier et décrire la participation prévue du groupe de sélection des architectes dans le processus de sélection fondé sur les compétences (par exemple, conseils d’administration, comités, groupes de citoyens, etc.).

1.4 Études préconceptuelles effectuées jusqu’à maintenant (ou) requises :
Fournir de l’information concernant des études, des levés, des études de faisabilité ou des études préconceptuelles qui ont été exécutés précédemment et qui sont pertinents pour le projet. Ces documents devraient être mis à la disposition des architectes qui seront présélectionnés et reçus en entrevue.

Si aucune étude n’a été réalisée auparavant, fournir une liste des études de faisabilité, des services de planification ou d’études préconceptuelles prévus avant le début des travaux.

Étude de faisabilité
Relevé du bâtiment existant
Études d’emplacement
Analyse du budget
Préparation du programme

1.5 Échéancier du projet :
Indiquez la date à laquelle vous pensez que l’architecte commencera la conception, la date à laquelle débuteront les travaux de construction et la date d’occupation prévue. En général, le mois et l’année suffisent.

1.6 Exigences d’approbation :

Préciser les approbations internes et externes qui seront nécessaires et décrire la participation de tout groupe, etc.

1. 7 Exigences ou conditions additionnelles :
Énumérez toutes les exigences ou considérations supplémentaires ou uniques qui toucheront le projet ou l’architecte (exemples : un référendum, des audiences publiques, un financement, des approbations externes, etc.)

Le processus de sélection de l’architecte doit être pris en compte dans le calendrier. Prévoir suffisamment de temps pour examiner les propositions reçues, vérifier les références, effectuer des visites de l’emplacement, recevoir les propositions de projet, mener des entrevues, affiner la portée du projet avec l’architecte sélectionné, examiner les propositions d’honoraires et négocier les modalités du contrat.

Formulaire modèle 2 de la SBC

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Instructions pour remplir le formulaire modèle 2 de la SBC « Échéancier pour la sélection de l’architecte »

2.0 Généralités
Ce formulaire est conçu pour aider le client à établir un calendrier préliminaire pour le processus de sélection de l’architecte. Il est fortement recommandé d’élaborer ce calendrier dès le début de l’appel à proposition. Les dates doivent être saisies dans la colonne de gauche au format MM/JJ/AA.

Ce formulaire est remis à tous les architectes qui reçoivent l’invitation du client à soumettre une « Déclaration d’intérêt et de qualifications ». Ces renseignements fournissent le calendrier du processus de sélection afin que les architectes puissent évaluer le projet proposé et respecter les délais fixés.

Une fois rempli, ce formulaire peut également être utilisé pour faire le suivi du calendrier. Au fur et à mesure que chaque tâche est accomplie, on coche la case dans la colonne de droite du formulaire. Si le calendrier est modifié après avoir été remis aux architectes, le formulaire doit être mis à jour avec une note de révision et remis à nouveau aux architectes.

Pour remplir le document :

saisir le nom légal du client sur la première ligne;
inscrire le nom du projet et un numéro de projet, s’il y a lieu, sur la deuxième ligne.

Au moment de déterminer le calendrier des tâches, poser des hypothèses réalistes.

Voici une courte liste des éléments à prendre en compte lors de la planification du calendrier. Veuillez noter que certaines sections sont explicites et ne sont pas mentionnées ci-dessous.

2.1 La première étape consiste à remplir le formulaire « Définition du projet ». Cet exercice fondamental permet au client de communiquer aux architectes potentiels ce dont il a besoin en matière de services professionnels. Prévoir un délai suffisant pour faire circuler ce document à l’interne et obtenir le consensus de tous sur l’étendue des travaux.

2.2 Il y a deux façons d’informer les architectes du projet proposé. La première consiste à contacter un groupe restreint d’architectes dont le client connaît bien le travail. L’autre moyen est de lancer une invitation à tous les architectes qualifiés en le publiant dans des journaux, des magazines ou sur son site Web.

Invitation à des architectes :
Pour le client qui a dressé une liste des architectes invités à participer à l’appel à projets, l’utilisation du mémorandum (Formulaire modèle 3 de la SBC) sollicitant une « Déclaration d’intérêt et de qualifications » (DIQ) suffira. N’oubliez pas que, parallèlement à l’envoi de l’invitation, il faut aussi remplir et transmettre les formulaires modèles 1 et 2 de la SBC.

Publication :
Lorsqu’ils utilisent des médias électroniques, des journaux ou des magazines, les clients doivent confirmer les dates limites de prépublication des publications sélectionnées. Prévoir suffisamment de temps pour examiner et approuver la copie avant la publication. Dans le cas d’une annonce, les formulaires modèles 1 et 2 de la SBC doivent être accessibles aux parties intéressées. Envisager de placer les formulaires sur le site Web de l’entreprise, et y faire référence dans l’annonce.

2.3 Fixer la date et l’heure limite pour la présentation des formulaires de la DIQ.

2.4 Dans le cas d’une demande sur invitation, l’examen porte sur un nombre limité de candidatures. Dans une invitation ouverte, le nombre de candidatures que le client devra examiner est inconnu jusqu’à ce que les déclarations soient effectivement reçues.

2.5 En fixant la date d’élaboration de la liste des architectes présélectionnés, prévoir un délai suffisant pour examiner et évaluer les soumissions de DIQ.

La sélection des architectes est basée sur des critères de valeur, des références et la compatibilité avec le projet du maître d’ouvrage.

La liste restreinte d’architectes doit être composée d’un minimum de trois et d’un maximum de cinq.

2.6 Fixer une date pour la visite du projet ou des installations si nécessaire. Cette date doit être planifiée de manière à laisser suffisamment de temps aux architectes pour assister à la visite de l’emplacement, en évaluer les incidences et compléter leur proposition de projet avant la date limite indiquée à l’étape 2.8 ci-dessous.

2.8 Fixer la date des entrevues avec les architectes. Lorsque vous fixez la date, pensez à prévoir un délai suffisant pour que le client puisse examiner et noter les propositions de projet soumises avant la date de l’entrevue.

Pour éviter les difficultés de planification, il est recommandé aux clients d’établir le calendrier et de nommer l’équipe chargée des entrevues avec les clients dès le début du processus de sélection; cela permet d’informer suffisamment à l’avance le personnel du client des examens et entrevues à venir.

En fixant une date pour la remise des propositions de projet des architectes présélectionnés, prévoir un minimum de 10 jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande par l’architecte. Si une visite de l’emplacement est nécessaire, les clients doivent prévoir un minimum de cinq jours ouvrables après cette visite pour obtenir des propositions de projet significatives.

2.10 Confirmer une date pour informer les architectes dont la candidature n’a pas été retenue. Cette tâche doit être entreprise après que toutes les firmes retenues ont reçu leur notification. Indiquer le nom des firmes qui seront reçues en entrevue et les remercier pour leurs efforts et leur intérêt.

2.12 La date des entrevues pour les firmes présélectionnées est fixée à l’étape 2.6. Dans la mesure du possible, les entrevues de tous les architectes doivent avoir lieu le même jour. Pour les projets importants ou complexes, les entrevues individuelles peuvent nécessiter un délai supplémentaire et s’étaler sur quelques jours.

Prévoir du temps pour que le personnel du client remplisse et compile les fiches de notation de chaque architecte après chaque entrevue. Prévoir également du temps pour établir le classement des architectes. Ce classement est établi selon des critères basés sur la valeur.

2.13 Prévoir un délai suffisant à compter de la fin des entrevues pour permettre à l’architecte qui s’est classé au premier rang de discuter de l’affinement de la portée des travaux du projet.

2.14 Prévoir un délai suffisant pour permettre à l’architecte de déterminer l’étendue des services pour le projet sur la base de la portée des travaux définie. Après que les parties se soient mises d’accord sur l’étendue des services, demander à l’architecte de préparer une proposition d’honoraires.

2.15 Prévoir du temps pour examiner la proposition d’honoraires et pour entamer des négociations avec l’architecte si nécessaire. Ce contrat doit être examiné et exécuté en temps opportun avant que l’architecte ne commence à travailler sur le projet.

2.16 Informer les architectes présélectionnés non retenus du résultat des entrevues et de la sélection finale une fois que le contrat avec cet architecte a été conclu. Les remercier pour leurs efforts et leur participation au processus de sélection de l’architecte.

Formulaire modèle 3 de la SBC

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Instructions pour remplir le formulaire modèle 3 de la SBC Invitation à présenter une « Déclaration d’intérêt et de qualifications »

3.0 Généralités
Ce formulaire vise à aider le client à aviser les architectes d’un projet potentiel et à inviter les architectes intéressés à soumettre une « Déclaration d’intérêt et de qualifications » (DIQ) à son attention.

Commencer par adresser l’invitation à la firme d’architectes.

(Une fois le formulaire rempli, sauvegarder le fichier pour cet architecte et il n’y a qu’à entrer les noms des autres firmes séparément en sauvegardant chaque invitation en tant que fichier distinct.)

Le nom légal du client doit être saisi sur la deuxième ligne.

Inscrire le nom du projet et le numéro de référence du projet sur la troisième ligne.

3.2 S’il existe un programme préliminaire ou si des esquisses préconceptuelles ont été préparées, l’indiquer ici. Indiquer le nom de l’étude et celui du professionnel qui l’a préparée. Des copies de ces documents devraient être mises à la disposition des architectes qui seront présélectionnés.

3.4.10 Définir le nombre de pages maximum de la DIQ. Le client qui publie une invitation ouverte peut recevoir un grand nombre de DIQ. Il est recommandé de limiter la DIQ à 10 pages. Les projets plus importants ou plus complexes nécessiteront peut-être des renseignements additionnels.

Indiquer la dimension des feuilles. Si ce n’est pas clairement énoncé, les architectes peuvent être créatifs et certaines DIQ seront présentées sur des formats autres que le format lettre de 8½” x 11”. Spécifier le format des pages 8½” x 11” (lettre), 8½” x 14” (légal), ou 11” x 17” (surdimensionné).

3.5.3 Informer les architectes de la volonté du client d’organiser des visites de l’emplacement pour les firmes présélectionnées.

3.6.1 Indiquer le nombre de copies de « Déclaration d’intérêt et de qualifications » requises pour l’examen interne fait par le client.

À noter que s’il est permis de transmettre les DIQ par courriel ou par télécopieur (voir 3.6.5), le nombre de copies sera limité à une – de sorte que le client devra lui-même faire les copies dont il a besoin pour son processus d’examen interne.

Indiquer l’heure et la date de remise des DIQ. Confirmer si les envois postaux doivent être envoyés à la date et à l’heure indiquée, le cachet de la poste faisant foi, ou s’ils doivent arriver à l’adresse indiquée à la date et à l’heure indiquée.

3.6.3 Fournir les renseignements complets quant à l’endroit où les DIQ doivent être envoyées.

3.6.4 Fournir les renseignements nécessaires sur une personne-ressource au sein de l’organisation qui peut répondre aux questions des architectes.

3.6.5 Voir 3.6.1 pour les commentaires concernant les DIQ transmis par courriel ou par télécopieur – fournir une adresse courriel ou un numéro de télécopieur à cette fin.

3.6.6 Ajouter d’autres commentaires ou exigences pour que tous les architectes en prennent connaissance.

Formulaire modèle 4 de la SBC

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Instructions pour remplir le formulaire modèle 4 de la SBC Feuille de notation de la « Déclaration d’intérêt et de qualifications »

4.0 Généralités
Ce formulaire est conçu pour aider le client à noter chaque « Déclaration d’intérêt et de qualifications » (DIQ) qu’il aura reçu. S’il le désire, il peut imprimer ce formulaire et le remplir à la main.

Les personnes qui évaluent les DIQ devraient suivre la procédure qui suit :

S’assurer que les critères d’évaluation sont basés sur l’information décrite dans l’invitation à soumettre une DIQ (formulaire modèle 3 de la SBC).
Les clients sont encouragés à définir des questions et des préoccupations spécifiques et à les inclure dans les exigences de la soumission de la DIQ. Le formulaire d’évaluation devra être adapté pour refléter ces questions et préoccupations.
Adapter ce formulaire aux particularités du projet.
Attribuer un facteur de pondération à chacun des critères, jusqu’à un maximum du double (2x). Ce facteur doit être une indication de l’importance relative que le client accorde à l’élément évalué.
Rassembler l’équipe d’examinateurs avant l’examen, et voir avec eux ce formulaire et les particularités du projet. Examiner les critères d’évaluation et la pondération avec les examinateurs.
Noter chaque critère d’évaluation de la DIQ sur une échelle de 1 à 10, 10 étant la note la plus élevée, et inscrire le chiffre sous « Note ». Les DIQ incomplètes doivent être disqualifiées et rejetées.
Les références de clients doivent être basées sur les références fournies dans la liste des projets soumis.
- Il y aurait lieu de créer un formulaire de vérification des références comportant des questions et des critères d’évaluation standard tels que :
  - Qualité du travail – c.-à-d., conception, réponse au programme du client, qualité des documents contractuels;
  - Administration du contrat de construction – appel d’offres, certification des paiements, déficiences, évaluation des avenants de modification, examen des documents soumis, procédures de fin des travaux;
  - Gestion de projet – gestion du calendrier et du budget de construction.
- Noter chaque vérification des références sur une échelle de 1 à 10, 10 étant une excellente référence.
Lorsque toutes les vérifications de références ont été effectuées, insérer les noms et les résultats des trois vérifications de références sur le formulaire.
Multiplier chaque note par la pondération précédemment établie pour déterminer le total pour chaque critère, puis additionner toutes les notes pour obtenir le grand total pour cette firme d’architectes.
Une fois que toutes les DIQ ont été examinées, additionner les notes de tous les examinateurs. Cela déterminera le classement général des DIQ soumises. Le formulaire modèle 9 de la SBC – Sommaire des évaluations peut être utilisé à cette fin; plusieurs feuilles peuvent être nécessaires.
Le formulaire modèle 9 de la SBC peut être utilisé pour compiler et classer toutes les DIQ. Ce formulaire peut faire les calculs automatiquement après avoir que toutes les notes individuelles auront été saisies. À cette fin, placer le curseur dans la case « Note totale » sous chaque firme. Aller à « Tableau » dans la barre d’outils du dessus; cliquer sur « Formule » à partir du menu déroulant et trouver « =Total (ci-dessus) ». Cliquer sur OK et les chiffres s’additionneront automatiquement pour cette firme. Le classement devra être complété par l’examinateur sur la base des totaux.
Il est maintenant possible d’établir la liste des firmes présélectionnées à partir des firmes qui ont obtenu les notes les plus élevées.

Notes concernant les feuilles de notation qui restent :
Les formulaires modèles 7, 8 et 9 sont tous des feuilles de notation pour aider le client pendant le processus de sélection de l’architecte. Le processus est semblable à celui qui a été utilisé pour remplir le formulaire 4. La différence est que la « note » s’appelle maintenant « classement » et qu’au lieu d’une fourchette de 1 à 10, c’est maintenant une fourchette de 1 à 5. Cela reflète la nature de la liste restreinte des architectes présélectionnés, dans laquelle les examinateurs doivent classer l’élément spécifique examiné, le chiffre 5 correspondant au classement le plus élevé.

Annexe C
Formulaires modèles de la SBC