La présente liste de contrôle est basée sur le contrat traditionnel selon lequel le client engage l’architecte, qui retient par la suite les services des professionnels sous-traitants nécessaires. Lorsque les conseils ou consultants sont engagés directement par le client ou que l’architecte est lui-même engagé à titre de professionnel sous-traitant d’un ingénieur qui agit comme professionnel principal, la relation entre l’architecte et le conseil sous-traitant s’en trouve entravée. Les principes de base de la coordination ne sont toutefois pas atténués par de telles ententes contractuelles et l’architecte doit le confirmer et le clarifier dès que possible. Aux fins de la présente liste de contrôle, le terme consultant englobe les ingénieurs, les conseils et les autres consultants.
Voir aussi le chapitre 2.3 – Conseils et consultants et la « Liste de contrôle pour la gestion du projet d’architecture » dans le chapitre 5.1 – Gestion d’un projet de conception.
Avant la conclusion d’une entente
1. Définir les attentes
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2. Entrevues
(Rencontres préliminaires distinctes avec chaque consultant sélectionné dans le but de s’assurer qu’il comprend et accepte les attentes de l’architecte concernant l’exécution de son mandat.)
3. Après les entrevues
4. Choix des consultants
Phase de l’esquisse
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Réunions avec les membres de l’équipe de conception
[Note : l’architecte préside chaque réunion et en dresse des procès-verbaux qu’il transmet ensuite à toutes les personnes présentes et au client dans les 48 heures.]
Phase du projet préliminaire
Phase du projet définitif
1. Déterminer le calendrier, les procédures, les échéances :
(Réitérer l’importance de respecter les échéances et rappeler les conséquences que peuvent entraîner les retards réguliers.)
2. Réunions de coordination (auxquelles participent tous les consultants) :
[Note : l’architecte préside chaque réunion et en dresse des procès-verbaux qu’il transmet ensuite à toutes les personnes présentes et au client dans les 48 heures.] (La fréquence des réunions de coordination peut être réduite si la transmission des documents par voie électronique se fait de manière efficace.)
Phase de l’appel d’offres et de la négociation
Phase de l’administration du contrat
1. Tâches de bureau avant le début des travaux
2. Surveillance de chantier
3. Tâches de bureau pendant la phase d’administration du contrat
4. Réception de l’ouvrage
L’après-construction
